1、管理是企業(yè)規(guī)范化管理的重要內(nèi)容，也是企業(yè)發(fā)展過程中的重要見證資料，它記錄了一個企業(yè)的發(fā)展歷程，為企業(yè)的發(fā)展壯大提供了文字依據(jù)，文書檔案的規(guī)范化管理是企業(yè)走向規(guī)范和成熟的重要條件，為加速企業(yè)規(guī)范化管理進程，進一步完善文書檔案管理工作，特制訂本制度。

2、歸檔的文書檔案應(yīng)字跡清晰、完整有效。

二、文書檔案管理

1、各部門應(yīng)將文字資料的收集歸檔工作列入文書人員的職責(zé)范圍。

2、文書檔案歸檔范圍

凡是企業(yè)經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的文件材料均應(yīng)歸檔，主要包括：（1）具有保存價值的本單位正式收文、發(fā)文，除文件的正件外，還應(yīng)包括它的附件；（2）本單位在經(jīng)營管理活動中產(chǎn)生的與上級領(lǐng)導(dǎo)部門間的往來文件（即外部文件），包括請示、報告、項目立項、重要函件、經(jīng)營合同等；（3）本單位經(jīng)營管理活動中產(chǎn)生的各種文件材料（即內(nèi)部文件），如規(guī)章制度、調(diào)研材料、計劃、總結(jié)、條例、會議紀(jì)要、機構(gòu)調(diào)整、人事任免、部門管理職能性文件、部門崗位職責(zé)等；（4）企業(yè)在發(fā)展過程中獲得的被國家或社會認證或認可的證明其實力和相關(guān)資格的證書材料等。

3、文書檔案歸檔要求

（1）已經(jīng)辦理完畢并有保存價值的文件都應(yīng)及時歸檔，任何人不得隨意留存，各部門每季度應(yīng)將歸檔的文件材料清理一次，登記造冊，對重要的文件要標(biāo)注密級（絕密、機密、秘密）。

（2）歸檔的文件材料要收集齊全（包括附件），按照文件形成的先后次序排列清楚，并剔出其中的廢稿、重復(fù)稿和不重要的便條等。

（3）存檔文件必須為原件，至少三份（包括復(fù)印件）。

（4）文件歸檔時要有交接手續(xù)。

（5）每年六月份之前，各部門向檔案室移交已歸檔完畢的上一年的文書檔案（要辦理移交手續(xù)）。

（6）各部門的文書和具體辦文人員有責(zé)任協(xié)助檔案管理人員共同做好文件的收集和保管工作。

4、文書檔案的借閱

（1）檔案室需設(shè)立“文書檔案借閱登記薄”，凡借閱文書檔案者需說明利用目的，并辦理借閱手續(xù)。

（2）根據(jù)公司實際情況，將已存檔的文書檔案按其重要性分為重要文書檔案（已標(biāo)注密級）和一般文書檔案兩種。

（3）因工作需要借閱屬秘密、機密類的文書檔案，須經(jīng)部門負責(zé)人、辦公室主任、主管副總經(jīng)理簽字后方可借閱，絕密類的文書檔案除需經(jīng)部門負責(zé)人、辦公室主任、主管副總簽字外還必須經(jīng)總經(jīng)理簽字后方可借閱。如遇特殊情況，屬機密、秘密性的文書檔案可由部門負責(zé)人、辦公室主任簽字后可借閱。

（4）因工作需要借用一般性文書檔案，需部門負責(zé)人簽字后方可借出。