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【廣州智豐網(wǎng)絡科技有限公司】農(nóng)女士

OA是Office Automation的簡寫，就是辦公自動化。所謂OA系統(tǒng)就是用網(wǎng)絡和OA軟件構建的一個單位內(nèi)部辦公平臺，用于輔助辦公。OA是組織行為管理軟件，實現(xiàn)單位內(nèi)部的協(xié)同管理，提升人與人、部門與部門之間的管理和辦公效率，涵蓋了單位內(nèi)部的溝通與協(xié)作、信息與資料的共享、文檔管理、工作流程(各類請示、匯報、審批)等內(nèi)容。

OA系統(tǒng)的使用門檻非常低，通過OA辦公系統(tǒng)實現(xiàn)多人、多部門、跨地域的協(xié)同辦公模式，使日常許多通過手工完成的事情，被計算機和網(wǎng)絡提供的功能所代替。

OA主要應用范圍

（1） 建立內(nèi)部通訊平臺

如：通知、公告、工作日記、工作計劃、即時通訊等。

（2） 實現(xiàn)工作流轉(zhuǎn)和事務處理的自動化

變革了單位傳統(tǒng)紙質(zhì)公文辦公模式，企業(yè)內(nèi)外部的收發(fā)文、呈批件、文件管理、檔案管理、報表傳遞、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉(zhuǎn)方式，提高辦公效率，實現(xiàn)無紙化辦公。不用拿著各種文件、申請、單據(jù)在各部門跑來跑去，等候?qū)徟?、簽字、蓋章，而是利用快速而廉價的網(wǎng)絡傳遞手段，發(fā)揮信息共享功能來協(xié)調(diào)單位內(nèi)各部門的工作，減少工作中復雜環(huán)節(jié)。

（3） 建立信息發(fā)布平臺

在單位內(nèi)部建立一個有效的信息發(fā)布和交流的場所，例如電子公告、電子論壇、電子刊物，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項等能夠在企業(yè)內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解企業(yè)的發(fā)展動態(tài)。

（4）實現(xiàn)文檔管理的自動化

可使各類文檔(包括各種文件、知識、信息)能夠按權限進行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。文檔管理自動化使各種文檔實現(xiàn)電子化，通過電子文件柜的形式實現(xiàn)文檔的保管，按權限進行使用和共享。實現(xiàn)文檔管理自動化以后，如企業(yè)來了一個新員工，只要管理員給他注冊一個身份文件，給他一個口令，他自己進入系統(tǒng)就可以看到這個單位積累下來的東西，規(guī)章制度、各種技術文件等等，只要他的身份符合權限可以閱覽的范圍，他自然而然都能看到，這樣就減少了很多培訓環(huán)節(jié)。

（5） 輔助辦公

它牽涉的內(nèi)容比較多，像個人辦公、會議管理、車輛管理、辦公用品管理、圖書管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞招缘霓k公工作相結(jié)合的各種輔助辦公，實現(xiàn)了這些輔助辦公的自動化。

（6）實現(xiàn)分布式辦公

變革了傳統(tǒng)的集中辦公室的辦公方式，擴大了辦公區(qū)域，可在家中、城市各地甚至世界各個角落通過網(wǎng)絡連接隨時辦公，大大方便了員工出差在外的辦公與信息交流。

維護OA系統(tǒng)，除了基本的計算機和網(wǎng)絡知識外，還要對相應的OA軟件比較熟悉。目前使用的OA軟件有很多種，但無外乎兩大類，一類是使用IBM的Lotus Notes、微軟的Exchange等專用軟件構建的OA系統(tǒng)，另一類是使用Web技術開發(fā)的基于B/S方式的OA系統(tǒng)。

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