縱觀國際國內(nèi)較成熟的無紙化會議系統(tǒng)，從系統(tǒng)外觀來看，好似小型一體化電腦，集視頻顯示、計算機(jī)技術(shù)、智能觸控、通訊技術(shù)、軟件技術(shù)、書寫技術(shù)等多種功能于一身，能夠完成從資料查閱、文件批注到講稿導(dǎo)讀、會議記錄、會議室型號觸控切換等系列工作，無需分發(fā)大量的紙質(zhì)文件，使與會者真正告別了紙質(zhì)材料。
我國在多次會議上強(qiáng)調(diào)，要以高度負(fù)責(zé)態(tài)度應(yīng)對氣候變化，加快經(jīng)濟(jì)發(fā)展方式轉(zhuǎn)變和經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)調(diào)整，抓緊研發(fā)和推廣低碳技術(shù)，深入開展節(jié)能減排全民行動，努力實(shí)現(xiàn)“十一五”節(jié)能減排目標(biāo)，踐行相關(guān)國家承諾。
在兩會期間，全國政協(xié)辦公廳新聞局負(fù)責(zé)人表示，本屆全國政協(xié)會議將大幅減少會議簡報、大會發(fā)言報告等紙質(zhì)印刷品，主要通過委員辦公系統(tǒng)平臺及官方網(wǎng)站發(fā)布，僅此一項(xiàng)，可節(jié)省會議支出約200萬元。
造紙用紙必要砍樹，在現(xiàn)代科技高速發(fā)展的背景下更多實(shí)現(xiàn)“無紙化”會議系統(tǒng)，不光是在厲行節(jié)約、提高會議效率，更是“生態(tài)綠肺”的福音。
無紙化會議是一種全新的會議模式，它將多種信息化技術(shù)融入會議的各環(huán)節(jié)、貫穿會議全過程，為辦會和參會人員提供極為實(shí)用的工作平臺。
傳統(tǒng)會議模式面臨以下幾個方面的挑戰(zhàn)：
辦會效率低：為舉辦一次會議，會務(wù)人員不得不進(jìn)行大量前期準(zhǔn)備和協(xié)調(diào)工作。如：協(xié)調(diào)會議室使用、制作參會人員桌牌、收集和準(zhǔn)備會議資料、印刷會議資料、制作選票、統(tǒng)計選票、統(tǒng)計到會情況、收集過程文檔、防止敏感會議資料丟失等。上述工作一個人難以完成，需要多人投入大量的精力，但可能由于疏忽，造成會議的組織不圓滿。
參會人員累：由于采用紙質(zhì)的會議資料，參會人員需要大量的精力才能定位到自己關(guān)心的章節(jié)或內(nèi)容，有時還可能出現(xiàn)遺漏；由于缺乏豐富的多媒體和圖文表現(xiàn)形式，會議過程枯燥，尤其對于較復(fù)雜的議題參會人員難以迅速理解和把握其核心思想；多人匯報時，為了使用投影儀，頻繁換座位，導(dǎo)致會場局面混亂。
應(yīng)變能力差：會議時參會人員發(fā)生變化，將無法提供相應(yīng)的紙質(zhì)桌牌；如果會議資料在會前幾分鐘或會議中才收集準(zhǔn)備完畢，將不可能進(jìn)行大量印刷，影響會議質(zhì)量；
表現(xiàn)形式單一：會議內(nèi)容以紙質(zhì)資料為主，缺乏必要的多媒體或音視頻表現(xiàn)形式，使得會議過程枯燥，影響會議的預(yù)期目標(biāo)。宣傳、教育或?qū)W習(xí)類型的會議，如能配合一定的紀(jì)錄片、原理演示動畫等，將起到事半功倍的效果。
設(shè)備操作復(fù)雜：某些會議室引入了一些硬件設(shè)備，以提升會議品質(zhì)，如：投影儀、音響系統(tǒng)、影碟機(jī)。但由于各設(shè)備的接口和連線復(fù)雜，辦會人員難以完全掌握，或者出現(xiàn)問題后難以解決。
資源浪費(fèi)嚴(yán)重：傳統(tǒng)會議需要大量的紙張開銷，而絕大部分的紙質(zhì)會議資料，會后就沒有任何用處，造成了巨大的資源浪費(fèi)。目前，我國乃至全球，各種資源越來越匱乏，節(jié)約資源、保護(hù)環(huán)境，已經(jīng)成為當(dāng)前的迫切任務(wù)。
保密隱患：會議內(nèi)容涉及到國家秘密或商業(yè)秘密時，對會議資料的控制非常重要。傳統(tǒng)會議采用紙質(zhì)會議資料，很容易發(fā)生丟失現(xiàn)象，難以保證會議資料的。
傳統(tǒng)意義上的智能會議室，包括投影機(jī)、視頻/電話會議終端、電子白板等眾多設(shè)備，通過中控系統(tǒng)將各個相互獨(dú)立的系統(tǒng)連接起來，但其操作性依然顯得不夠友好。在傳統(tǒng)會議室里，人們?nèi)后w溝通的需求沒有被很好地滿足。而且隨著全球一體化進(jìn)程的加劇，人們對于在會議室里的溝通、協(xié)作以及提升效率的要求變得非常迫切。國家政策大力推進(jìn)無紙化會議進(jìn)程，聯(lián)合國實(shí)現(xiàn)無紙化會議，國家兩會大力報道無紙化會議的實(shí)用性，、節(jié)能、環(huán)保的總體大環(huán)境要求，無紙化會議系統(tǒng)勢在必行。
此次改造主要為內(nèi)部現(xiàn)場功能改造。具體功能模塊需求如下：
桌面終端硬件要求：
1.配置要求：一體式設(shè)計。采用4核處理器。在圖像處理方面則采用了研發(fā)的GPU，真正實(shí)現(xiàn)1080P硬解碼能力；系統(tǒng)內(nèi)存：4GB DDR3存儲容量：擴(kuò)展內(nèi)存支持64GB Flash 閃盤 ；
2.顯示：內(nèi)屏:多點(diǎn)電容觸控屏，分辨率：1920×1080；含一體化升降器,可編程統(tǒng)一升降或是單獨(dú)升降,可調(diào)整顯示角度,記憶顯示角度，傳動采用雙電機(jī)軟傳動真正做到無噪聲；
3.書寫技術(shù)：采用國際先進(jìn)的多點(diǎn)電容手寫技術(shù)，實(shí)現(xiàn)批注、簽名。
4.觸控：雙觸控技術(shù)，同時支持多點(diǎn)電容觸控，支持鼠標(biāo)鍵盤操作。
5.網(wǎng)絡(luò)：支持有線網(wǎng)絡(luò)組網(wǎng)，
6.終端機(jī)支持USB接插，可直接查閱U盤內(nèi)文件；
桌面終端功能要求
1.發(fā)起實(shí)時表決:會議秘書可會中發(fā)起實(shí)時表決(倒計時)，并即時統(tǒng)計表決結(jié)果，支持以條狀圖或餅狀圖的形式查看表決結(jié)果.
2.管理同屏/投影申請：參會人發(fā)起同屏/投影申請，秘書可強(qiáng)制某個參會人發(fā)起同屏/投影.
3.表決結(jié)果查看：服務(wù)器中以條狀圖或餅狀圖的形式查看表決結(jié)果,(秘書端發(fā)起實(shí)時投票表決，其他所有終端自動進(jìn)入打分界面，結(jié)束后服務(wù)器對結(jié)果進(jìn)行打印)
4.電子桌牌統(tǒng)一管理：秘書可統(tǒng)一一鍵管理終端背面電子桌牌信息顯示方式，背景圖，字體顏色、大小、樣式.而不用在服務(wù)器端操作，當(dāng)會議開始前參會人員發(fā)生變化方便在會場現(xiàn)場實(shí)時修改參會人員姓名資料。
5.座位編排與席位綁定：秘書可更換會場座位布局圖，并支持拖放隨意編排位置，同時也可為終端分配座位號.并把會場布置結(jié)果推送到桌面。
6.會議終端集中控制：秘書可集中控制每臺終端開關(guān)機(jī)、打開、關(guān)閉程序，開機(jī)、重啟或關(guān)機(jī)，以及更新升級文件。
7.集成錄播系統(tǒng)控制：秘書可控制錄播系統(tǒng)模式切換并同步至終端，控制錄制播主機(jī)的所有功能。在無紙化終端上輕松對會議資料和會場攝像進(jìn)行錄播存儲和歷史會議資料進(jìn)行回放。
8.皮膚切換:一鍵切換程序的界面背景、logo等信息.方便與會議主題相配合，比如會議參會單位主體不同時單位圖標(biāo)和企業(yè)UI視覺可導(dǎo)入更換。
9.語言切換：支持一鍵切換系統(tǒng)語言，如中文簡體、繁體字、英文、法文等. 10.浮動視頻窗口模：支持將直播視頻窗口（根據(jù)終端硬件配置可支持1-4路）從原有窗口上拖拽出來如（華為、中興、科達(dá)、寶利通任何品牌視頻會議終端）遠(yuǎn)程視頻會議圖像、本地會議攝像機(jī)圖像，任意拖動、放大、縮小、全屏，并可再次扔到原始窗口內(nèi).可與云攝像頭聯(lián)機(jī)將遠(yuǎn)端視頻會議圖像接入會場。也可外接電腦或筆記本HDMI信號到無紙化終端屏幕浮動視頻窗口模塊(視頻文件)
11.快速訪問控制：可以快速的進(jìn)入會議交流模塊、會議材料、未讀消息提示、等其他自定義功能.
12.風(fēng)格切換：把客戶端界面切換成window8以上版本的風(fēng)格,讓使用者更加清晰操作每一個功能
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