5.6 文件更改和作廢

5.8 文件保管

遺失和損壞，保管場所環(huán)境條件要合理、適宜。

檔，歸檔后的文件應選擇合適的方式對其進行分類、標識和保管，以便于查閱。

5.8.4 若因遺失文件，隱瞞或未及時補發(fā)文件而造成質量事故，行政部文控5.8.5 文件必須保持清晰，不得用筆在文件上寫和畫，切實保證文件的性和嚴肅性。5.6.1文件可根據實際情況需要，由原編制部門提出更改或作廢，由管理者代表審核；文件的更改和作廢必須由原編制部門填寫《文件修訂/廢止申請單》。

5.6.2文控文員在發(fā)放新文件時，應先回收舊版文件，再發(fā)放新版文件，同時應填寫《文件發(fā)放/回收記錄表》；同時在舊版文件或作廢文件上加蓋“作廢文件”印章。

5.6.3 文件更改或作廢后，其原編號應予以保留，換版的新文件繼續(xù)沿用原來編號；只是版本依次升級。

5.6.4 作廢文件由文控處統(tǒng)一保存，且保存期限為一年；超過保存期后，應集中銷毀。

5.7文件補發(fā)

5.7.1公司任何部門或個人不得私自復印受控文件，若需要補發(fā)文件時，由使用部門申請

說明補發(fā)原因，由文控文員辦理補發(fā)手續(xù)。

5.7.2因文件破損需要補發(fā)時，使用部門須同時提供破損文件給文控文員。

5.7.3若文件遺失，行政部文控將追究部門主管對文件管理責任；額外補發(fā)，按5.7.1執(zhí)行。

5.8文件保管

5.8.1文件使用部門應將文件放置在固定的保管場所(設置專門的文件柜)并妥善保存、防止

遺失和損壞，保管場所環(huán)境條件要合理、適宜。

5.8.2各部門文員負責本部門文件管理，文件管理應根據本部門文件特點對其進行整理和歸

檔，歸檔后的文件應選擇合適的方式對其進行分類、標識和保管，以便于查閱。

5.8.3公司各部門應妥善保管受控文件,若文件簽收人調離或離職，應將文件交還辦公室

5.8.4 若因遺失文件，隱瞞或未及時補發(fā)文件而造成質量事故，行政部文控將直接追究部門主管對文件管理的責任。

5.8.5 文件必須保持清晰，不得用筆在文件上寫和畫，切實保證文件的性和嚴肅性。

5.8.6.2 需保存三年的文件：質量體系所有表單記錄、外來文件及過期、作廢的文件；離職人員的檔案等。