文件更改和作廢

文件保管

遺失和損壞，保管場(chǎng)所環(huán)境條件要合理、適宜。

檔，歸檔后的文件應(yīng)選擇合適的方式對(duì)其進(jìn)行分類、標(biāo)識(shí)和保管，以便于查閱。

若因遺失文件，隱瞞或未及時(shí)補(bǔ)發(fā)文件而造成質(zhì)量事故，行政部文控文件必須保持清晰，不得用筆在文件上寫和畫，切實(shí)保證文件的性和嚴(yán)肅性。文件可根據(jù)實(shí)際情況需要，由原編制部門提出更改或作廢，由管理者代表審核；文件的更改和作廢必須由原編制部門填寫《文件修訂/廢止申請(qǐng)單》。

文控文員在發(fā)放新文件時(shí)，應(yīng)先回收舊版文件，再發(fā)放新版文件，同時(shí)應(yīng)填寫《文件發(fā)放/回收記錄表》；同時(shí)在舊版文件或作廢文件上加蓋“作廢文件”印章。

文件更改或作廢后，其原編號(hào)應(yīng)予以保留，換版的新文件繼續(xù)沿用原來(lái)編號(hào)；只是版本依次升級(jí)。

作廢文件由文控處統(tǒng)一保存，且保存期限為一年；超過(guò)保存期后，應(yīng)集中銷毀。

文件補(bǔ)發(fā)

公司任何部門或個(gè)人不得私自復(fù)印受控文件，若需要補(bǔ)發(fā)文件時(shí)，由使用部門申請(qǐng)

說(shuō)明補(bǔ)發(fā)原因，由文控文員辦理補(bǔ)發(fā)手續(xù)。

因文件破損需要補(bǔ)發(fā)時(shí)，使用部門須同時(shí)提供破損文件給文控文員。

若文件遺失，行政部文控將追究部門主管對(duì)文件管理責(zé)任；額外補(bǔ)發(fā)，按執(zhí)行。

文件保管

文件使用部門應(yīng)將文件放置在固定的保管場(chǎng)所(設(shè)置專門的文件柜)并妥善保存、防止

遺失和損壞，保管場(chǎng)所環(huán)境條件要合理、適宜。

各部門文員負(fù)責(zé)本部門文件管理，文件管理應(yīng)根據(jù)本部門文件特點(diǎn)對(duì)其進(jìn)行整理和歸

檔，歸檔后的文件應(yīng)選擇合適的方式對(duì)其進(jìn)行分類、標(biāo)識(shí)和保管，以便于查閱。

公司各部門應(yīng)妥善保管受控文件,若文件簽收人調(diào)離或離職，應(yīng)將文件交還辦公室

若因遺失文件，隱瞞或未及時(shí)補(bǔ)發(fā)文件而造成質(zhì)量事故，行政部文控將直接追究部門主管對(duì)文件管理的責(zé)任。

文件必須保持清晰，不得用筆在文件上寫和畫，切實(shí)保證文件的性和嚴(yán)肅性。

需保存三年的文件：質(zhì)量體系所有表單記錄、外來(lái)文件及過(guò)期、作廢的文件；離職人員的檔案等。