聚會(huì)舉辦時(shí)間要盡早確定。
畢業(yè)多年，同一個(gè)班級(jí)的老同學(xué)都分布在全國(guó)各地，所以，每一場(chǎng)同學(xué)聚會(huì)活動(dòng)會(huì)因?yàn)槊看蔚娜藬?shù)，預(yù)算，食宿的場(chǎng)所不同也會(huì)有不同的消費(fèi)層次的，從而呈現(xiàn)出一種消費(fèi)階梯。 由于每個(gè)人都有自己的事情要忙所以至少要在同學(xué)聚會(huì)開始前兩個(gè)月，組織者開始各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。可以在聊天軟件里先建一個(gè)同學(xué)群，盡可能把所有同學(xué)都聯(lián)系上，好確定接下來的文化衫的件數(shù)以及酒店費(fèi)用等。當(dāng)然兩個(gè)月的時(shí)間，并不意味著一定需要這么長(zhǎng)時(shí)間進(jìn)行準(zhǔn)備。 但是，充分的準(zhǔn)備時(shí)間可以確保您輕松地安排同學(xué)聚會(huì)活動(dòng)的各項(xiàng)事宜。如果同學(xué)聚會(huì)準(zhǔn)備的時(shí)間過于倉(cāng)促，的問題就是在于邀請(qǐng)的同學(xué)因忙于工作和生活，也許不能準(zhǔn)時(shí)出席同學(xué)聚會(huì)。
1，聚會(huì)開始階段，同學(xué)們陸續(xù)到來，有些仍保持聯(lián)系的同學(xué)攜伴而來，但總有個(gè)別老同學(xué)獨(dú)自前往，而且，若是一場(chǎng)時(shí)隔多年的聚會(huì)，就需要一個(gè)班級(jí)負(fù)責(zé)人提前了解信息，避免產(chǎn)生忘記名字的尷尬；
2，經(jīng)過生活的磨礪，每個(gè)人的社會(huì)資本和社會(huì)地位都已產(chǎn)生明顯的變化，參與同學(xué)聚會(huì)的人應(yīng)暫時(shí)忽視工作時(shí)的姿態(tài)，以輕松自在的狀態(tài)面對(duì)昔日老同學(xué)，避免影響個(gè)人情緒；
3，聚會(huì)過程中，少不了團(tuán)體活動(dòng)，而考慮到每個(gè)人的興趣點(diǎn)和能力，有意義和參與度的活動(dòng)，似乎就是一起回憶那些陪伴了整個(gè)校園生活的老歌，同學(xué)間，你一句，我一句，自然而然地就熟絡(luò)起來；
4，在室外的活動(dòng)，是令人輕松自在的，體育休閑運(yùn)動(dòng)可以讓人暫時(shí)忘記生活壓力，可以避免傾訴生活壓力時(shí)對(duì)旁者造成的不適心情，而老同學(xué)間一起晨跑或散步，就容易勾起那些一起上體育課的回憶，帶給人好心情；
1、首先被邀請(qǐng)者的姓名應(yīng)寫全，不應(yīng)寫綽號(hào)或別名。同學(xué)聚會(huì)策劃為同學(xué)聚會(huì)提供從、攝影攝像、光盤制作、紀(jì)念冊(cè)制作等一條龍服務(wù)。具體包括同學(xué)聚會(huì)活動(dòng)流程策劃稿起草、禮儀接待、租車服務(wù)、會(huì)場(chǎng)布置、聚會(huì)主持人、同學(xué)錄制作，通訊錄制作，紀(jì)念冊(cè)制作等服務(wù)項(xiàng)目。
2、在兩個(gè)姓名之間應(yīng)該寫上“暨”或“和”，不用頓號(hào)或逗號(hào)。
3、應(yīng)寫明舉辦活動(dòng)的具體日期：幾月幾日，星期幾。
4、后寫明舉辦活動(dòng)的地點(diǎn)。
關(guān)于同學(xué)會(huì)場(chǎng)地的預(yù)訂
將根據(jù)客戶對(duì)同學(xué)會(huì)的構(gòu)想和要求推薦適合本次聚會(huì)的酒店，并協(xié)定定金、住宿、餐飲、會(huì)場(chǎng)等服務(wù)的團(tuán)隊(duì)價(jià)格，供籌委會(huì)參考；若籌委會(huì)已確定活動(dòng)場(chǎng)地，則需提供場(chǎng)地接洽人的聯(lián)系方式，會(huì)務(wù)組將實(shí)地考核該會(huì)場(chǎng)是否合適辦會(huì)；若會(huì)場(chǎng)合適，會(huì)務(wù)組將直接與場(chǎng)地負(fù)責(zé)人溝通籌辦事宜。
為了避免不必要的誤會(huì)，減少三方溝通信息傳遞失真，會(huì)務(wù)組只負(fù)責(zé)勘察布置場(chǎng)地、信息傳達(dá)、協(xié)調(diào)溝通等事宜。關(guān)于報(bào)價(jià)單以外的消費(fèi)（酒店定金、房間、餐飲、會(huì)場(chǎng)租用等）原則上均由客戶直接與服務(wù)商簽單結(jié)算。