晚會前期創(chuàng)意及計劃的書面材料，策劃書主要包括以下內(nèi)容：

主題、目的、晚會名、時間、地點、節(jié)目安排、演員陣容、應(yīng)邀嘉賓、觀眾組織、流程、舞臺裝置 （燈光、音響、背景、舞臺搭設(shè)的規(guī)格，物品數(shù)量及使用）、氛圍營造、人員安排及職責(zé)、費用預(yù)算（人員、服裝、道具、化妝、晚會會場布置的材料等費用)、文藝晚會主持詞、由主持人于節(jié)目進行過程中串聯(lián)節(jié)目的串聯(lián)詞

年會主題所有酒店年會主題基本一致，任何酒店任何方式的年會都可以歸納為八個字：回顧過去、展望未來。可以年會籌備組進行內(nèi)部創(chuàng)意，也可以全員有獎?wù)髑螅瑤幽陼捌诘姆諊?。主題以口號形式出現(xiàn)，例如：“愛我酒店，凝聚進取，共創(chuàng)未來”，“襄盛舉、繪藍(lán)圖、新跨越”，“整合、分享、共贏” 等等，結(jié)合酒店情況創(chuàng)意。

傳播形式即明確公關(guān)策劃的具體傳播形式，如現(xiàn)場交流、座談會、專家咨詢、冷會、專項展覽、參觀、文藝演出等各種溝通交流形式。同時，還要闡述在特殊情況下應(yīng)對記者及意外突發(fā)事件的處理與工作提示等。

傳播主導(dǎo)型活動策劃指：以品牌宣傳為主、盈利銷售為輔的策劃。諾貝爾經(jīng)濟學(xué)獎得主廣東行、小區(qū)電影巡回展、概念時裝秀暨客戶聯(lián)誼會、華語電影傳媒大獎等等。這類活動注重媒體形象的傳播，LOGO和報紙版面圖片以背景板、單冊(頁)、海報、白皮書、禮品等形式出現(xiàn)，另外，報社相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與活動開幕、頒獎、抽獎或閉幕儀式，往往帶來令人震撼的一刻。