會議服務(wù)需要做好哪些工作

１、及時對接督查

監(jiān)督檢查是保證會議工作順利進行的重要組成部分。在會議的初步組織和籌備中，我們將根據(jù)工作情況適時召開工作組會議和交換會議?？刂乒ぷ魅蝿?wù)和工作流程，執(zhí)行每個小組的工作進度。協(xié)調(diào)解決工作中的困難和問題。在長時間的大型會議活動中，我們每天召開工作組會議，及時與工作情況溝通，對第二天的工作進行抽查，檢查遺漏和補充，確保沒有遺漏；

２、搞好跟蹤服務(wù)

在會議服務(wù)的工作中，我們把會后跟蹤服務(wù)作為整個會議服務(wù)工作的主要內(nèi)容之一，組織成工作過程，明確職責分工。在會議工作中，在實施領(lǐng)導(dǎo)人和嘉賓名單時，我們力求明確會議期間每位領(lǐng)導(dǎo)人和嘉賓的活動安排，并事先詢問與會者是否需要預(yù)訂機票和門票，提供車輛，更新房間，以及其他相關(guān)服務(wù)。需要后續(xù)服務(wù)來安排專門的跟蹤服務(wù)，以確保會議服務(wù)不會變得不切實際；

３、繪制工作流程

會議服務(wù)水平體現(xiàn)在細節(jié)上，為了保證會議組織的服務(wù)標準清晰、易操作，我們對會議工作任務(wù)進行了詳細的分解、量化和細化。繪制整個會議的工作流程和詳細的工作。明確各項工作任務(wù)和目標的任務(wù)要求、完成時間、承建商。工作規(guī)則和程序分發(fā)給工作組和工作人員。各工作組和會議人員根據(jù)整個工作流程、工作流程圖。

４、加強會前查驗

會議前檢查是確保會議組織不出錯的重要步驟，會議前檢查主要包括會議現(xiàn)場檢查和相關(guān)工作對接。為現(xiàn)場檢查，我們打印了服務(wù)檢查的時間表。檢查內(nèi)容分為領(lǐng)導(dǎo)審核、座位安排核實、資料備份、新聞報道安排等２２個項目，每個項目都要正確核對，然后由負責人簽字，以確保組織中沒有錯誤。會議和服務(wù)。工作聯(lián)系的核實主要是在主題會議后核實相關(guān)活動和服務(wù)的執(zhí)行情況。會議結(jié)束后，如果有一次參觀活動的會議，核實車輛調(diào)度和車輛維修人員的情況；會后，將召開團體照片任務(wù)會議，現(xiàn)場施工、座位安排和安排；

５、制定詳細方案

科學細致的工作計劃是做好會議工作的基礎(chǔ)，每次接到會議任務(wù)，都要根據(jù)會議的主題和時間表認真研究會議工作，制定會議工作計劃。并根據(jù)會議規(guī)格、人員數(shù)量、日程安排，設(shè)立相應(yīng)的工作組，明確各組的職責劃分。

商務(wù)會議策劃的基本要素

１、會議名稱

商務(wù)會議策劃名稱可以反映會議的基本信息。一般來說，它可以由以下幾個方面組成：會議主辦機構(gòu)，會議主題，會議類型，會議時間，會議范圍，會議規(guī)賣和參與對象等，會議名稱必須用準確、規(guī)范的語言表述。商務(wù)會議策劃不僅用于會議的“會議通知”，使參加者對會議有一個好的認識和準備，而且用于商務(wù)會議策劃的宣傳和擴大會議的效果。

大中型會議的名稱做成橫幅和標語，作為會議的標志，放置在商務(wù)會議策劃場地的前面或后面，稱為“標志”。標識必須以全稱使用，不得隨意省略，以免因含義不當或不合理而引起誤解。

２、會議議題

商務(wù)會議策劃的主題是會議根據(jù)會議目標確定和討論或解決的問題。這是會議活動的一個基本要素。商務(wù)會議策劃的主題往往必須反映會議的目的和會議的主題。通常有兩種情況產(chǎn)生話題：一種是由領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)需要制定：另一種是秘書是經(jīng)過調(diào)查研究后反饋給領(lǐng)導(dǎo)的反饋，綜合信息，然后由領(lǐng)導(dǎo)批準決定。

商務(wù)會議策劃在一些主要的代表會議，首先由大會秘書處的代表提出“建議“，然后提交經(jīng)濟及局審查和批準，可以成為商務(wù)會議策劃的議程。會議的主題應(yīng)當有適當?shù)慕Y(jié)構(gòu)，以確保與會者能夠充分討論和表達他們的意見，并確保有效利用時間。

會議參會人員以下技巧安排每次會議的主題：一個主要主題和一個或兩個小主題。（二）同時將性質(zhì)相似的議題提交會議討論。（３）妥善準備多項后備議題，以便在會議進展順利及時間充裕的情況下作進一步討論。

３、會議時間

需要注意的是商務(wù)會議策劃的會議時間包括會議時間和會期兩方面。選擇合適的時間組合和安排合適的會議時間對整個會議的效率有重要影響。因此，會議時間的選擇和會議時間的長短是商務(wù)會議策劃中必須考慮的重要因素。

（１）會議時間是指會議開始和結(jié)束的時間節(jié)點。一般來說，需要考慮以下幾個方面：１是否適合會議組織者完成所有準備工作。 ２是否方便參加者，特別是會議的核心人物參加。 ３會議期間的自然因素。例如，當?shù)丶竟?jié)性氣候的變化，盡量避免在氣候變化的季節(jié)和地區(qū)聚集。

（２）會議時間通常是指整個會議所需的時間長度。會議可以短或長，有幾分鐘、幾十分鐘、許多小時、幾天，甚至幾十天。要確定課程的長度，應(yīng)考慮以下因素：１）主題的數(shù)量。（２）議程簡繁。（３）彈性適中。對于較長的療程，應(yīng)適當安排時間間隔。會議組織者應(yīng)盡可能準確地預(yù)測會議所需的時間，在商務(wù)會議策劃中明確規(guī)定，及時通知與會人員，以便與會人員有計劃地安排自己的相關(guān)事宜。

４、會議地點

會議地點是指舉行會議的地點，也可以特指舉行會議的地點。為使會議產(chǎn)生預(yù)期效果，應(yīng)考慮場地面積、交通條件、服務(wù)水平以及環(huán)境和設(shè)備的適宜性等因素，取決于會議的性質(zhì)和規(guī)模。就重要會議而言，在選擇地點時必須考慮到這些會議的政治影響或經(jīng)濟影響。

一般來說，選擇專業(yè)場地會省下不少麻煩，但相應(yīng)地，專業(yè)場地的租金也會較昂貴。商務(wù)會議策劃者應(yīng)執(zhí)行會議次數(shù)，確定租用時間，并結(jié)合自己的會議預(yù)算。選擇適當?shù)臅h地點。

大型會議活動策劃的環(huán)節(jié)

１、策劃

我們提供會展企劃代理，告訴我們你的想法或者點子，我們?yōu)槟闾峁┛尚行苑桨?、會議回執(zhí)，我們過去的成功經(jīng)驗，都將成為您成功舉辦會議的基礎(chǔ)。

２、咨詢

在此階段，我們將與委托方進行初步溝通，并就委托方的一些關(guān)心點提出預(yù)案供選擇、推薦合適的會議型酒店、餐飲場所及與預(yù)算相適應(yīng)的菜譜、會議交通流程、接待流程等。

３、考察

在雙方進一步取得互信后，我們會安排您或者您的代表到目的地考察我們?yōu)槟峁┑木频辍h場地、環(huán)境、交通車輛及所需的設(shè)備細節(jié)等等，并在此階段就服務(wù)項目、服務(wù)流程、推進計劃、服務(wù)價格等內(nèi)容進行深入探討，大致明確雙方的責任與義務(wù)。

４、確定

這個時間需要的是耐心與細致－－我們得一一推敲設(shè)想得流程及預(yù)案，盡可能把方案細化，然后以書面的形式確認雙方的權(quán)利、義務(wù)與責任，并簽署相關(guān)服務(wù)協(xié)議。

５、執(zhí)行

嚴格而又人性化地執(zhí)行協(xié)議，將是雙方合作精神的高度升華。不管設(shè)想如何完美，任何計劃都是存在紕漏的，需要合作雙方本著合作的理念，拋開暫時的不合，以會展的圓滿結(jié)局為一致奮斗目標。在此期間，雙方需要口頭或書面承諾原來協(xié)議以外的服務(wù)視為協(xié)議的延伸，并臨時決定雙方簽字負責人，所有臨時往來允許采取事前商議、事后結(jié)算的方式執(zhí)行。

６、結(jié)算

雙方財務(wù)人員認真核對各類單據(jù)，嚴格按照協(xié)議執(zhí)行核算。

策劃促銷活動的方法步驟

１、明確促銷活動目的

在做促銷活動方案的時候，一定要了解促銷的目的是什么，是為了宣傳產(chǎn)品，拉攏客戶，還是要提升品牌的知名度。

２、了解促銷對象需求

只有了解促銷活動的對象需求，你的活動方案內(nèi)容才會有側(cè)重點，也能夠從他們的角度出發(fā)，做好活動的策劃方向。

３、同行市場調(diào)研

同行市場的數(shù)據(jù)調(diào)研，也應(yīng)該是促銷活動方案的一個重點，只有了解同行的競爭優(yōu)勢，學習他們的促銷思路，這樣對于自己的活動方案也是有幫助的。

４、促銷活動商品規(guī)劃

在促銷活動中，對于促銷商品的規(guī)劃和設(shè)計，也應(yīng)該有考慮，不同的商品促銷規(guī)劃，也是應(yīng)該提前做好設(shè)計的。

５、促銷活動方案預(yù)算

既然是做活動，也就應(yīng)該有一定的預(yù)算，從人員成本到活動場面設(shè)計布置，都應(yīng)該有一定的預(yù)算和目標。

６、促銷活動方案的前期規(guī)劃

促銷活動方案的前期規(guī)劃直接影響了促銷活動的成敗，只有充分的做好詳細的方案規(guī)劃，確保方案的可行性，這樣才能夠真正地幫助達到促銷活動的意義，提升促銷活動方案的價值。