確立明確的目標(biāo)；不同的會(huì)議需要不同的環(huán)境，召開會(huì)議是要達(dá)到目的和目標(biāo)。所以比較重要的步驟是收集方方面面的信息，通過(guò)收集這些信息可以制定出旨在完成手頭眾多工作的計(jì)劃。對(duì)任何一個(gè)商業(yè)公司而言，要想讓開業(yè)慶典開得有價(jià)值，必須要有一個(gè)明確的目的。通過(guò)會(huì)議獲取所需，提供給與會(huì)者相應(yīng)的價(jià)值，并且能回報(bào)投資。

2、完善信息的采集分析；信息的收集極為重要，這其中包括了解客戶的需求(制作一份客戶需求分析單)、了解慶典的出席者、了解媒體、了解預(yù)算、分析自己的不足等。

3、追求不斷的創(chuàng)新；每一次會(huì)議都是對(duì)創(chuàng)新能力的挑戰(zhàn)，無(wú)論在內(nèi)容或形式上，不斷的創(chuàng)新能使每一次會(huì)議都充滿激情與樂(lè)趣。

4、制定周密的計(jì)劃；無(wú)論是計(jì)劃書還是進(jìn)度表，一個(gè)周密的計(jì)劃必須包括會(huì)議里所有的細(xì)節(jié)，另外，保證定期的追蹤可以避免一個(gè)周密的計(jì)劃成為項(xiàng)目經(jīng)理墻壁上的裝飾。

5、實(shí)施嚴(yán)格的現(xiàn)場(chǎng)管理；在進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)管理時(shí)，要嚴(yán)格的對(duì)照計(jì)劃表上的事項(xiàng)進(jìn)行操作，任何疏漏都會(huì)導(dǎo)致慶典的失敗。此外，現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人需要有隨機(jī)應(yīng)變的能力。

6、結(jié)束與細(xì)致的總結(jié)；如何讓眾多的活動(dòng)參與者在每一個(gè)環(huán)節(jié)諸如簽到、開會(huì)、餐飲、娛樂(lè)、學(xué)習(xí)、交流等項(xiàng)目中得到他們想得到的東西?此外還要解決隨時(shí)都有可能發(fā)生的諸如發(fā)言人沒(méi)有及時(shí)到場(chǎng)、惡劣的天氣或音響設(shè)備失誤等突發(fā)事件，這些都是活動(dòng)策劃中必須要考慮到的種種不確定的因素，才能保證提供精心策劃的方案!