人事檔案管理制度
一,人事檔案材料,要及時(shí)收集,整理歸檔;
二,人事檔案的內(nèi)容不向無(wú)關(guān)人員談?wù)?泄露;
三,任何人不得查閱或借用本人及親屬的檔案材料;
四,嚴(yán)格履行借閱,查閱檔案手續(xù);
五,查閱檔案時(shí)要注意愛護(hù)本材料,嚴(yán)禁拆散,涂改;
六,采取保護(hù)措施,定時(shí)投放樟腦丸等藥品,以保證檔案材料無(wú)蟲蛀,霉變;
檔案室管理制度
一,非檔案室人員未經(jīng)許可.不可擅自進(jìn)入檔案室.
二,每學(xué)年結(jié)束,各部門的檔案按照歸檔材料目錄,及時(shí)交檔案室保管.
三,每學(xué)年的人事檔案,無(wú)酸紙檔案盒,音像檔案,按照規(guī)范要求,裝訂成冊(cè).
四,建立檔案借閱登記制度,充分發(fā)揮檔案的作用,提案的利用率.
五,規(guī)范檔案的存放,保管,保持檔案室的整潔,嚴(yán)禁在檔案室內(nèi)吸煙.
一,歸檔文件在進(jìn)行整理時(shí),首先必須明確幾種情況
下列文件或文本在實(shí)體裝訂時(shí),可作為一件:
①正本與定稿作為一件;②法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿(包括定稿)可合為一件;③正文與補(bǔ)充說(shuō)明正文的文字,圖表,數(shù)據(jù)等附件,原則上為一件(附件頁(yè)數(shù)多,也可各為一件);④具有保存價(jià)值的文件處理單應(yīng)與正文作為一件;⑤原件與復(fù)印件或手抄件,應(yīng)作為一件;⑥轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件,應(yīng)作為一件;⑦報(bào)表,名冊(cè),圖表類文字材料按其原裝訂方式,一冊(cè)(本)作為一件;⑧請(qǐng)示與批復(fù),報(bào)告與批示,問(wèn)函與復(fù)函等來(lái)往文書,原則上作為一件.如果報(bào)請(qǐng)性文件歸檔整理后才收到回復(fù)性文件,也可各為一件,并在"歸檔文件目錄"的備注欄中加以說(shuō)明.
以"件"為保管單位的各文種和稿本的排列順序?yàn)?
①正本在前,定稿在后;②正文在前,附件在后;③原件在前,復(fù)制件在后;④轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;⑤回復(fù)性文件在前,報(bào)請(qǐng)性文件在后;⑥結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后;⑦漢文本在前,少數(shù)民族文本在后;⑧不同文字的文本,無(wú)特殊規(guī)定的,中文本在前,外文本在后;⑨文件處理單放在文件前面.
3,文件有多個(gè)時(shí)間特征
一份文件往往有多個(gè)時(shí)間特征,包括成文日期,簽發(fā)日期,批準(zhǔn)日期,會(huì)議通過(guò)日期,公布日期,發(fā)文和收文日期等等.分年度時(shí),一般來(lái)說(shuō)就以文件簽發(fā)日期(或落款日期)為準(zhǔn),據(jù)以判定文件所屬年度.取消原有的按針對(duì)年度歸類的做法,對(duì)于計(jì)劃,規(guī)劃,總結(jié),預(yù)決算,統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件,統(tǒng)一規(guī)定按文件簽發(fā)日期(或落款日期)判定文件所屬年度.
4,跨年度形成的文件
機(jī)關(guān)單位的某些具體職能活動(dòng),如召開會(huì)議,處理案件等,跨年度形成的文件,統(tǒng)一在辦結(jié)年度歸檔,分類時(shí)也都?xì)w入辦結(jié)年度.如:①跨年度的會(huì)議文件材料,統(tǒng)一歸在閉幕年;②跨年度的案件形成的文件材料,統(tǒng)一歸在結(jié)案年;③跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),統(tǒng)一歸在批復(fù)年,原已分開歸檔的,應(yīng)在各自歸檔文件目錄備注欄內(nèi)加以說(shuō)明;④回顧紀(jì)念性文件,歸入定稿或發(fā)表年;⑤法規(guī)性文件,歸入公布的年度;⑥跨年度的計(jì)劃歸開始年;⑦跨年度的總結(jié)歸后一年,等等.
5,幾份文件作為一件時(shí),"件"的日期
按照規(guī)定,正本與定稿,原件與復(fù)制件,來(lái)文與復(fù)文等也可作為一件,這時(shí)判定"件"的日期,應(yīng)以裝訂時(shí)排在前面的文件的日期為準(zhǔn).具體地說(shuō),①正本與定稿為一件,以正本為準(zhǔn);②正文與附件為一件,以正文為準(zhǔn);③轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,以轉(zhuǎn)發(fā)文為準(zhǔn);④來(lái)文與復(fù)文為一件,以復(fù)文為準(zhǔn);⑤多份文件(如組織關(guān)系,工資關(guān)系,行政介紹信,學(xué)籍材料等)作為一件的,可標(biāo)起止時(shí)間.
6,無(wú)落日期的文件要標(biāo)注日期
此類情況見于內(nèi)部文件(也叫白頭文件),需要分析文件內(nèi)容,制成材料,格式,字體以及各種標(biāo)識(shí),通過(guò)對(duì)照等手段來(lái)考證和推斷文件的準(zhǔn)確日期或近似日期,并據(jù)此按年度合理歸類.
7,專門年度的分類方法
如果立檔單位相當(dāng)一部分工作是按照專門年度進(jìn)行的,如教學(xué)等,采用年度分類法時(shí),對(duì)這部分工作中形成的文件,就按照專門年度進(jìn)行分類.如:2002-2003學(xué)年的計(jì)劃歸入起始年;2002-2003學(xué)年的教學(xué)工作總結(jié)歸入辦結(jié)年.
8,臨時(shí)機(jī)構(gòu)(如"三講辦","普查辦"等),存在時(shí)間不長(zhǎng)(即兩年以內(nèi)),文件材料又比較少,工作雖然跨年度,形成的文件可以不分年度,放在工作結(jié)束年度歸檔,如果每年文件數(shù)量較多,亦可分散在各個(gè)年度內(nèi)歸檔.
9,保管期限的劃分
原則上參照國(guó)家教委1994年施行的《高等學(xué)校檔案盒實(shí)體分類法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》,制定出本單位檔案保管期限表.
,凡是反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的,對(duì)本機(jī)關(guān)國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)(即50年以上)利用價(jià)值的定為保管.它主要包括:
(1) 本機(jī)關(guān)制定的屬于政策規(guī)定性的文件;處理重要問(wèn)題形成的文件材料;召開重要會(huì)議的文件材料;重要的請(qǐng)示,報(bào)告,總結(jié),綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表;機(jī)構(gòu)演變,機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人任免等文件材料.
(2) 同本機(jī)關(guān)產(chǎn)生的重要文件有密切聯(lián)系的上級(jí)和下級(jí)機(jī)關(guān)的重要文件,上級(jí)針對(duì)本機(jī)關(guān)所作的決定,批復(fù),報(bào)告和調(diào)查研究材料.
(3) 本機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)下級(jí)報(bào)送的重要的具有特殊意義的文件材料.
長(zhǎng)期,凡是反映本機(jī)關(guān)的一般工作活動(dòng),在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)(即15—50年左右)對(duì)本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的文件,定為長(zhǎng)期保管,它主要包括:
(1) 本機(jī)關(guān)一般工作問(wèn)題文件材料;一般會(huì)議的主要材料;人事管理工作形成的一般文件材料(如行政介紹信,工資關(guān)系等).
(2) 直屬上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的屬于機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)或非直屬上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的針對(duì)本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù),并需要貫徹實(shí)行的一般性文件材料.
(3) 下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度工作總結(jié),報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料.
短期,凡是在較短時(shí)間內(nèi)(如15年以內(nèi))對(duì)本機(jī)關(guān)有參考利用價(jià)值的文件材料列為短期保管.它主要包括:
(1) 本機(jī)關(guān)一般事務(wù)性的文件材料.
(2) 上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的非主管機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)但需要參照?qǐng)?zhí)行的文件材料.
(3) 下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的一般性的文件材料.
10,根據(jù)本單位的保管期限表,對(duì)當(dāng)年文件材料進(jìn)行分類時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn):
(1) 原則上不要將不同保管期限的文件混在一起.
(2) 應(yīng)從一個(gè)問(wèn)題或一組文件材料的重要程度劃定保管期限,不要孤立地按單份文件的重要程度來(lái)劃定保管期限.
(3) 一個(gè)問(wèn)題的文件,有保管期限不完全相同的情況,為了保持問(wèn)題的完整性,可本著就高不就低的原則.
(4) 本機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)的業(yè)務(wù)文件,沒有提出具體意見的打印件作短期.
在用的檔案盒一般都是使用無(wú)酸紙加工制作的，替換了傳統(tǒng)的紙板盒及牛皮紙盒，無(wú)酸紙檔案盒在保管存放上有著優(yōu)勢(shì)，它可以使檔案文件長(zhǎng)期保存也不會(huì)變質(zhì)、褪色，可以起到防霉防蟲的效果，所以可以對(duì)盒子里面的文件起到保護(hù)作用，使文件不易受到破壞，目前各地都在逐步使用該檔案盒，常用的為680克制作的比較多，可以制成不同類型的檔案盒，分別對(duì)不同的文件進(jìn)行歸檔保管，使用效果較好。