一,歸檔文件在進行整理時,首先必須明確幾種情況

下列文件或文本在實體裝訂時,可作為一件:

①正本與定稿作為一件;②法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿(包括定稿)可合為一件;③正文與補充說明正文的文字,圖表,數(shù)據(jù)等附件,原則上為一件(附件頁數(shù)多,也可各為一件);④具有保存價值的文件處理單應(yīng)與正文作為一件;⑤原件與復印件或手抄件,應(yīng)作為一件;⑥轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件,應(yīng)作為一件;⑦報表,名冊,圖表類文字材料按其原裝訂方式,一冊(本)作為一件;⑧請示與批復,報告與批示,問函與復函等來往文書,原則上作為一件.如果報請性文件歸檔整理后才收到回復性文件,也可各為一件,并在"歸檔文件目錄"的備注欄中加以說明.

以"件"為保管單位的各文種和稿本的排列順序為:

①正本在前,定稿在后;②正文在前,附件在后;③原件在前,復制件在后;④轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;⑤回復性文件在前,報請性文件在后;⑥結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后;⑦漢文本在前,少數(shù)民族文本在后;⑧不同文字的文本,無特殊規(guī)定的,中文本在前,外文本在后;⑨文件處理單放在文件前面.

3,文件有多個時間特征

一份文件往往有多個時間特征,包括成文日期,簽發(fā)日期,批準日期,會議通過日期,公布日期,發(fā)文和收文日期等等.分年度時,一般來說就以文件簽發(fā)日期(或落款日期)為準,據(jù)以判定文件所屬年度.取消原有的按針對年度歸類的做法,對于計劃,規(guī)劃,總結(jié),預決算,統(tǒng)計報表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件,統(tǒng)一規(guī)定按文件簽發(fā)日期(或落款日期)判定文件所屬年度.

4,跨年度形成的文件

機關(guān)單位的某些具體職能活動,如召開會議,處理案件等,跨年度形成的文件,統(tǒng)一在辦結(jié)年度歸檔,分類時也都歸入辦結(jié)年度.如:①跨年度的會議文件材料,統(tǒng)一歸在閉幕年;②跨年度的案件形成的文件材料,統(tǒng)一歸在結(jié)案年;③跨年度的請示與批復,統(tǒng)一歸在批復年,原已分開歸檔的,應(yīng)在各自歸檔文件目錄備注欄內(nèi)加以說明;④回顧紀念性文件,歸入定稿或發(fā)表年;⑤法規(guī)性文件,歸入公布的年度;⑥跨年度的計劃歸開始年;⑦跨年度的總結(jié)歸后一年,等等.

5,幾份文件作為一件時,"件"的日期

按照規(guī)定,正本與定稿,原件與復制件,來文與復文等也可作為一件,這時判定"件"的日期,應(yīng)以裝訂時排在前面的文件的日期為準.具體地說,①正本與定稿為一件,以正本為準;②正文與附件為一件,以正文為準;③轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,以轉(zhuǎn)發(fā)文為準;④來文與復文為一件,以復文為準;⑤多份文件(如組織關(guān)系,工資關(guān)系,行政介紹信,學籍材料等)作為一件的,可標起止時間.

6,無落日期的文件要標注日期

此類情況見于內(nèi)部文件(也叫白頭文件),需要分析文件內(nèi)容,制成材料,格式,字體以及各種標識,通過對照等手段來考證和推斷文件的準確日期或近似日期,并據(jù)此按年度合理歸類.

7,專門年度的分類方法

如果立檔單位相當一部分工作是按照專門年度進行的,如教學等,采用年度分類法時,對這部分工作中形成的文件,就按照專門年度進行分類.如:2002-2003學年的計劃歸入起始年;2002-2003學年的教學工作總結(jié)歸入辦結(jié)年.

8,臨時機構(gòu)(如"三講辦","普查辦"等),存在時間不長(即兩年以內(nèi)),文件材料又比較少,工作雖然跨年度,形成的文件可以不分年度,放在工作結(jié)束年度歸檔,如果每年文件數(shù)量較多,亦可分散在各個年度內(nèi)歸檔.

9,保管期限的劃分

原則上參照國家教委1994年施行的《高等學校檔案盒實體分類法》和《高等學校檔案工作規(guī)范》,制定出本單位檔案保管期限表.

,凡是反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的,對本機關(guān)國家建設(shè)和歷史研究有長遠(即50年以上)利用價值的定為保管.它主要包括:

(1) 本機關(guān)制定的屬于政策規(guī)定性的文件;處理重要問題形成的文件材料;召開重要會議的文件材料;重要的請示,報告,總結(jié),綜合統(tǒng)計報表;機構(gòu)演變,機關(guān)領(lǐng)導人任免等文件材料.

(2) 同本機關(guān)產(chǎn)生的重要文件有密切聯(lián)系的上級和下級機關(guān)的重要文件,上級針對本機關(guān)所作的決定,批復,報告和調(diào)查研究材料.

(3) 本機關(guān)批轉(zhuǎn)下級報送的重要的具有特殊意義的文件材料.

長期,凡是反映本機關(guān)的一般工作活動,在較長時間內(nèi)(即15—50年左右)對本機關(guān)工作有查考利用價值的文件,定為長期保管,它主要包括:

(1) 本機關(guān)一般工作問題文件材料;一般會議的主要材料;人事管理工作形成的一般文件材料(如行政介紹信,工資關(guān)系等).

(2) 直屬上級機關(guān)下發(fā)的屬于機關(guān)主管業(yè)務(wù)或非直屬上級機關(guān)頒發(fā)的針對本機關(guān)主管業(yè)務(wù),并需要貫徹實行的一般性文件材料.

(3) 下級機關(guān)報送的年度工作總結(jié),報告和統(tǒng)計報表等文件材料.

短期,凡是在較短時間內(nèi)(如15年以內(nèi))對本機關(guān)有參考利用價值的文件材料列為短期保管.它主要包括:

(1) 本機關(guān)一般事務(wù)性的文件材料.

(2) 上級機關(guān)和同級機關(guān)頒發(fā)的非主管機關(guān)業(yè)務(wù)但需要參照執(zhí)行的文件材料.

(3) 下級機關(guān)報送的一般性的文件材料.

10,根據(jù)本單位的保管期限表,對當年文件材料進行分類時應(yīng)注意以下幾點:

(1) 原則上不要將不同保管期限的文件混在一起.

(2) 應(yīng)從一個問題或一組文件材料的重要程度劃定保管期限,不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限.

(3) 一個問題的文件,有保管期限不完全相同的情況,為了保持問題的完整性,可本著就高不就低的原則.

(4) 本機關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)上級的業(yè)務(wù)文件,沒有提出具體意見的打印件作短期.

歸檔文件整理工作步驟

步 分類

我校十大類檔案中,黨群,行政類檔案按機構(gòu)分類法,教學,科研,基建,設(shè)備,產(chǎn)品,出版,外事,財會類等按類目分類法.

我校原則上采用:年度——機構(gòu)或項目——保管期限分類法

機構(gòu)分類法,是根據(jù)文書處理階段形成和處理文件的承辦單位對歸檔文件的分類,它主要針對黨群,行政類檔案.

模式:年度——機構(gòu)——保管期限分類法

示例:2003年,校長辦公室,,長期,短期

即先將歸檔文件按年度分類,每個年度下按機構(gòu)分類,再在組織機構(gòu)下面按保管期限分類,這種分類方法運用于內(nèi)部機構(gòu)不復雜的立檔單位.采用此種分類方法,在庫房排架時,每年形成的檔案按機構(gòu)序列依次上架,不必預先留空,也避免了倒架,庫房管理非常方便.同時,可將一個年度同一機構(gòu)形成的文件,按保管期限的不同,依次排列在一起,更便于實體查閱.此方法特別適用于推行部門整理歸檔的單位.

采用機構(gòu)分類法能地保持全宗內(nèi)文件在來源方面固有的聯(lián)系,客觀地反映立檔單位的歷史面貌.同時,由于每個機構(gòu)都承擔某些方面的職能和任務(wù),按機構(gòu)分類在一定程度上集中反映了某一方面工作內(nèi)容的文件,便于按照一定的專題查找和利用檔案.特別是對于現(xiàn)行機關(guān),在文件由各機構(gòu)分工整理(即原來推行的文書處理部門立卷)的情況下,每個機構(gòu)向檔案館移交的歸檔文件,就自然構(gòu)成一類,使全宗內(nèi)分類體系的設(shè)計大大簡化.

1,采用機構(gòu)分類,一般來說,有一個機構(gòu)就設(shè)置一個,機構(gòu)名稱就是類名.采用機構(gòu)分類法,原則上以哪個機構(gòu)名義發(fā)文的文件就歸入哪個機構(gòu)的類中.有些文件是由幾個機構(gòu)共同處理的,如何歸類須視其具體情況而定,如:①有主辦者的一般歸入主辦機構(gòu);②以機關(guān)名義發(fā)出的文件,則歸入有關(guān)機構(gòu)類中;③業(yè)務(wù)部門起草,以機關(guān)辦公室名義發(fā)出的,如果內(nèi)容屬該部門職責或業(yè)務(wù),則應(yīng)歸入負責起草發(fā)文的機構(gòu)內(nèi).

2,機關(guān)單位內(nèi)設(shè)置的臨時機構(gòu),應(yīng)和其他機構(gòu)一樣設(shè)類,形成的歸檔文件歸入該類保存.有時臨時機構(gòu)與該立檔單位某一內(nèi)部機構(gòu)合并辦公,并以該機構(gòu)為常設(shè)機構(gòu),那么形成的文件應(yīng)歸入內(nèi)部機構(gòu)類中;如果臨時機構(gòu)涉及兩個以上的內(nèi)部機構(gòu),則應(yīng)根據(jù)其主要職能以及形成的文件內(nèi)容,數(shù)量多少等,由這些機構(gòu)協(xié)商后確定分類方法.

3,各職能機構(gòu)下又設(shè)機構(gòu)的,一般應(yīng)選擇職能機構(gòu)進行分類;業(yè)務(wù)獨立性強,職能重要的,也可選擇職能機構(gòu)的下設(shè)機構(gòu)進行分類.

類目分類法,是根據(jù)各業(yè)務(wù)主管機構(gòu)產(chǎn)生的不同類別,不同項目的歸檔文件的分類,它主要針對教學,科研,基建,設(shè)備,產(chǎn)品,出版,外事,財會類檔案.

模式:年度——類目——保管期限

示例:a,2003年,教學類研究生教育中的學位,永,長,短

b,2003年,基建類第18項工程,永,長,短

即先將歸檔文件按年度分類,每個年度下按類目(即類別或項目)分類,再在類別或項目下面按保管期限分類.

第二步 裝訂

歸檔文件材料修整完畢,需要用符合檔案保護要求的裝訂材料重新加以裝訂,以防文件丟失,便于歸檔后保管和利用.

1,裝訂前,對破損的文件進行修復以延長其壽命.修復主要針對一些有孔洞,殘缺或折疊處已被磨損的文件,進行修補和托裱.

2,復制字跡模糊或易退變的文件.目前,一般采用復印的方式進行復制.比如傳真件字跡耐久性差,須復制后才能歸檔.復印時,墨粉濃度不宜太大,顏色不宜太深,并且采用單面復印.

3,對某些特殊超大的紙張(報表,基建圖紙等)需要加以折疊,折疊的操作要求比較簡單,但要注意盡量減少折疊次數(shù),同時折痕處應(yīng)盡量位于文件,圖表字跡之外.取齊右邊和下沿.此外,文件頁數(shù)較多時,宜單張折疊,以方便歸檔后的查閱利用.凡8K紙張的統(tǒng)計報表,新生錄取審批表等,可以不折疊,裝訂后直接裝盒.

4,去除易銹蝕的金屬物.如訂書釘,曲別針等.但對于15年以內(nèi)的短期文件可以不拆釘.

5,裝訂時,正本在前,定稿在后,來文與復文作為一件時,復文在前,來文在后,再將"件"內(nèi)各頁按一定的方式對齊,便于日后翻閱利用.一般來說,采用左上角裝訂的,應(yīng)將左,上側(cè)對齊;采用左側(cè)裝訂的,應(yīng)將左,下側(cè)對齊;采用線裝的,對齊右邊和下沿.

為了盡量降低成本,簡便裝訂方式,全省推薦使用精制塑料螺釘裝訂.紅色裝訂保存的檔案,黃色裝訂長期保存的檔案,綠色裝訂短期保存的檔案.從材質(zhì)的和經(jīng)濟角度考慮,對較厚的文檔可采用線裝法(三孔一線).另外,5頁以內(nèi)的文件可采用膠水粘貼.

第三步 排列

歸檔文件的排列是指在分類方案的一級類目內(nèi),根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程.《規(guī)則》中規(guī)定:"在分類方案的一級類目內(nèi),按事由結(jié)合時間,重要程度等排列.會議文件,統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列".這里的"一級類目",是指分類時所確定的類目體系中設(shè)在的一級類目,例如按照"年度——機構(gòu)——保管期限"分類,"機構(gòu)"即為一級類目.而按"年度——類目——保管期限"分類,"類目"則為一級類目.

事由(即問題)可根據(jù)范圍的大小來確定.具體方法有:

(一) 同一事由內(nèi)的歸檔文件排列.即一個作者,一個問題(即同一事由)的文件,就按時間先后順序排.例如財務(wù)管理工作文件,工會工作文件等.

(二) 不同事由的歸檔文件排列.

1,按不同事由形成時間的先后順序排列,所謂事由的形成時間即事由的辦結(jié)時間.這種方法只要求將不同事由的文件,按其辦結(jié)時間的先后順序排列,而不考慮其他因素.這種方法比較簡單,更適用于實行"隨辦隨歸"的機關(guān).一個作者,幾個問題的文件,就先按問題后按時間排列.

2,按事由的重要程度排列,將主要職能或重要活動形成的文件排在前面,其他工作形成的文件材料排在后面,或?qū)⒕C合性工作排在前面,具體業(yè)務(wù)工作排在后面.例如會議文件可將會議通知,開幕詞,閉幕詞,工作報告,代表提案,大會決定等重要文件排在前面,其它文件排在后面.又如綜合性文件可將計劃,總結(jié),規(guī)章,領(lǐng)導講話等排在前面,其他材料排在后面.

3,按事由具有的共同屬性分別集中排列

(1) 一個事由,幾個作者,先按作者,再按時間排列.例如人事工作文件,可以將機構(gòu)設(shè)置,人員編制,干部任免,調(diào)配,職稱評定,勞資,出國審查等問題所屬的不同小事由形成的文件分別集中到一起.

(2) 一個事由,幾個單位,可先按單位,再按時間排列.例如基層上報的工作總結(jié),統(tǒng)計,年報和名冊等.

(3) 非訴訟案件材料,按決定(或批復)——報告——調(diào)查旁證——個人交待材料等順序排.

對具有保存價值,且又沒有及時歸檔的零散文件,應(yīng)排列在相應(yīng)類別歸檔文件的后或與相關(guān)的某份歸檔文件裝成一件,并在歸檔文件目錄備注欄中加以說明.

第四步 編號

歸檔文件編號,是指將歸檔文件在全宗中的位置標識為符號,并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明.編號是編目工作的起點和基礎(chǔ),其目的是反映分類,排列這些系統(tǒng)化工作的成果.通過編號,使歸檔文件在全宗中的位置得以確定,并為后續(xù)的編目工作以及將來查找利用時實體存取提供了條件.

(一) 歸檔章的項目

歸檔章式樣(應(yīng)為六個空格,下圖為示例):

全宗號

年度

室編件號

歸檔機構(gòu)

保管期限

館編件號

全宗號:是檔案館為具有法人資格的立檔單位編制的代碼.

目前我校檔案共劃分為五個全宗,代碼分別為:長沙交通學院1號,長沙電力學院2號,湖南輕工業(yè)高等?？茖W校3號,湖南省水利水電學校4號,長沙理工大學5號.

年度:是指歸檔文件的形成年度,即形成和處理歸檔文件

的年度.以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年,如2003年,不能簡化寫成"03",而應(yīng)寫成"2003".

3,保管期限:是指機關(guān)文書,業(yè)務(wù)部門或檔案部門在整理歸檔文件時,按照《檔案保管期限表》給歸檔文件劃定保管期限.歸檔文件保管期限為,長期,短期.可簡稱為"永","長","短",也可用"Y","C","D"填寫.

4,件號:即歸檔文件的排列順序號.它是歸檔文件在分類方案中一級類目的排列順序號.它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標識.件號分為室編件號和館編件號兩種.

我校室編件號有兩種方式:

一是按機構(gòu)分類法進行分類的(黨群,行政等類),即采用"年度——機構(gòu)——保管期限"進行分類的,室編件號應(yīng)在同一年度,同一機構(gòu),同一保管期限內(nèi)從"1"開始編一個流水號.例如:組織部2003年形成的,長期,短期3個保管期限的歸檔文件,編號后形成3個流水號,即的從"1"開始編一個流水件號,長期的從"1"開始編一個流水件號,短期的也從"1"開始編一個流水件號.當然,也有同一機構(gòu)內(nèi)產(chǎn)生的材料劃分為不同類別的,則先按類別分類,再按機構(gòu),保管期限排列.例如:黨政辦公室產(chǎn)生的材料,應(yīng)先按黨群,行政分類,再按機構(gòu),保管期限排列.

二是按分類方案的某一級類目進行分類歸檔的(教學,科研,基建,設(shè)備,產(chǎn)品,出版,外事,財會等類),即采用"年度——類目——保管期限"分類的,室編件號應(yīng)在一級類目內(nèi),按同一年度,同一機構(gòu),同一保管期限內(nèi)從"1"開始編一個流水號.例如:①教學和科研類(其中綜合類除外)在三級類目內(nèi)編制件號;②其余各類(包括所有綜合類)均在二級類目內(nèi)編制件號;③財會類例外,先按歸檔機構(gòu)排列,然后在二級類目內(nèi)先按,長期,短期排列后再編制一個流水件號.例:教務(wù)處2003年教學計劃,學籍變更材料等,分別劃在2個三級類目中,應(yīng)在這2個類目中按其保管期限的劃分,編制或長期件號,均從"1"開始編流水件號.

5,歸檔機構(gòu):即檔案形成部門.

6,館編件號:由檔案館根據(jù)進館檔案的類別和保管期限編制.

(二) 蓋歸檔章的要求

1,蓋歸檔章的位置.一律加蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白位置,如果領(lǐng)導批示或收文公章等占用上述位置,可將歸檔章蓋在其他空白位置,但以上端為宜.以籃黑色印泥為宜.

2,填寫歸檔章項目應(yīng)使用符合檔案保護要求的字跡材料,如碳素墨水等.檔案材料一律杜絕使用圓珠筆,鉛筆,紅色或純蘭色筆.

3,改進蓋歸檔章的方法.搞好兩個結(jié)合:一是與機關(guān)內(nèi)外收發(fā)文程序結(jié)合,在收文尚未流轉(zhuǎn),辦理前,就由收發(fā)部門在文件的首頁上加蓋空白歸檔章,可以有效地避免領(lǐng)導批示等占用蓋章位置.二是與推行文書處理部門歸檔制度結(jié)合,給每一個部門分別配置一套歸檔章,每形成一份文件,就由這些部門的兼職檔案人員加蓋空白

紙質(zhì)檔案如何進行有效的保管方法：

1、控制檔案室的溫度、濕度，使其保持在適于檔案文件存放的穩(wěn)定溫度，保持檔案室的通風換氣，使檔案室保持干燥，并經(jīng)常測量檔案室的溫度、濕度等。

2、避免光照對檔案的影響，不要將紙質(zhì)檔案放在強光處，重要的檔案更要特別進行保管，應(yīng)放在暗處通風的環(huán)境中，以免對檔案造成損壞。

3、檔案保管人員應(yīng)定期的清理衛(wèi)生，并要防止灰塵進入檔案室內(nèi)。定期對檔案進行，防止霉菌的衍生，定期檢查，如果發(fā)現(xiàn)有發(fā)霉的檔案應(yīng)及時處理。

紙質(zhì)檔案的保管應(yīng)認真做好，它是記錄某個人或事的一個過程，應(yīng)采取相應(yīng)的措施防止檔案被破壞或損失。對于紙質(zhì)檔案的保管存放，可以使用檔案盒進行封裝，采用無酸紙制作，可以使檔案文件長期保存不發(fā)霉、不變質(zhì)。

檔案盒是企業(yè)定制的廣告物料之一，企業(yè)在很多場合都會需要檔案盒，今天易哥就來說說檔案盒的材質(zhì)和特點，廢話不多說上干貨！

1、進口無酸牛皮紙：純木漿紙，紋理細膩有質(zhì)感，紙質(zhì)硬度堅挺、韌性好，適合長期保存文件使用。

2、國產(chǎn)無酸牛皮紙：無酸材質(zhì)牛皮紙，顏色偏白，硬度好，柔韌性大，適合長期保存文件使用。

3、復合牛皮紙：復合牛皮紙，顏色偏紅褐色，適合短期存放文件使用。

檔案盒特點：采用高清印刷，字跡清晰，傳統(tǒng)工藝印刷清晰，邊緣鋒利。棱角分明，膠制層壓工藝模切成型。配有彈力拉繩和優(yōu)質(zhì)象牙扣，便于文件存儲操作方便?？蓵鴮懛诸?，脊背可書寫文件分類更加有條理。