簽到簿的作用是幫助了解到會人員的多少，分別是誰，一方面使會議組織者能夠查明是否有人缺席，另一方面能夠使會議組織者根據(jù)簽到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名冊可以方便會議的主席和與會人員盡快地掌握各位參加會議的人員的相關(guān)資料，加深了解，彼此熟悉。

在有的場合，與會人員需要在黑板或者白板上寫字或畫圖，從而說明問題，雖然視聽設(shè)備發(fā)展得很快，但是傳統(tǒng)的表達(dá)方式依然受到很多人的喜愛，而且在黑板或白板上表述具有即興、方便的特點(diǎn)。此外，粉筆、筆、板擦等配套的工具也必不可少。

現(xiàn)代科技的發(fā)展帶來了投影儀、幻燈機(jī)、錄像機(jī)、鐳射指示筆或指示棒等視聽設(shè)備，給人們提供了極大的方便。在召開會議前，必須先檢查各種設(shè)備是否能正常使用，如果要用幻燈機(jī)，則需要提前做好幻燈片。錄音機(jī)和攝像機(jī)能夠把會議的過程和內(nèi)容完整記錄下來，有時(shí)需要立即把會議的結(jié)論或建議打印出來，這時(shí)就需要準(zhǔn)備一臺小型的影印機(jī)或打印機(jī)。

典晚會作為宴會活動(dòng)中的一種，活動(dòng)初期要成立專門的活動(dòng)小組開會討論，確定活動(dòng)方案，后落地執(zhí)行，典晚會策劃要想確保活動(dòng)能夠照計(jì)劃進(jìn)行，是提前一個(gè)月就開始準(zhǔn)備典晚會所需物品及人員，典晚會策劃中每一步都要及時(shí)溝通，細(xì)化每一塊的工作安排，提前做好準(zhǔn)備工作，確保典晚會的正常進(jìn)行。