桌椅是基本的設備，可以根據會議的需要擺成圓桌型或報告型，如果參加會議的人數較多，一般應采用報告型，不需要準備座位牌，如果參加會議的人比較少，一般采用圓桌型，并且要制作座位牌，即，讓與會人員方便就座。

會議上的茶水飲料用礦泉水，因為每個人的口味不一樣，有的人喜歡喝茶，有的人喜歡喝飲料，還有的人喜歡喝咖啡，所以如果沒有特別的要求，礦泉水是能讓每個人都接受的選擇。

在有的場合，與會人員需要在黑板或者白板上寫字或畫圖，從而說明問題，雖然視聽設備發(fā)展得很快，但是傳統(tǒng)的表達方式依然受到很多人的喜愛，而且在黑板或白板上表述具有即興、方便的特點。此外，粉筆、筆、板擦等配套的工具也必不可少。

典晚會策劃過程中，要凸顯熱鬧盛大、簡約大方、實用的慶典氛圍，但與此同時，也要注意每一個策劃和落地執(zhí)行的細節(jié)，讓到場的嘉賓從活動中同樣能夠切實感受典晚會策劃想要傳達的企業(yè)文化和理念。

企業(yè)在開展活動推廣時，很多情況下是希望把它的品牌文化傳達給更多的用戶集體，完成大化的品牌宣揚效益，活動推廣的傳達力表現在活動前、中、后的各個時期。活動前，勾起用戶的愛好和重視，為活動發(fā)生預熱；活動中，做好活動組織任務，把活動的內容與主題會集展現出來，經過用戶的參加，獲取用戶對企業(yè)及企業(yè)文化的反饋；活動完畢后，把宣揚效應進一步分散和延伸。經過其他的信息傳達媒介，把活動的影響力進一步擴展，獲取更大的商業(yè)價值。