在慶典的籌備組之內，應根據(jù)具體的需要，下設若干專項小組，在公關、禮賓、財務、會務等各方面“分兵把守”，各管一段。其中負責禮賓工作的接待小組，大都不可缺少。

慶典的接待小組，原則上應由年輕、精干、身材與形象較好、口頭表達能力和應變能力較強的男女青年組成。

接待小組成員的具體工作有以下幾項：其一，來賓的迎送。即在舉行慶祝儀式的現(xiàn)場迎接或送別來賓。其二，來賓的引導。即由專人負責為來賓帶路，將其送到既定的地點。其三，來賓的陪同，對于某些年事已高或非常重要的來賓，應安排專人陪同始終，以便關心與照顧。其四，來賓的接待。即指派專人為來賓送飲料、上點心以及提供其他方面的關照。

一次慶典大致上應包括下述幾項程序：

預備：請來座就座，出席者安靜，介紹佳賓。

項，宣布慶典正式開始，全體起立，奏，唱本單位之歌。

第二項，本單位主要負責人致辭。其內容是，對來賓表示感謝，介紹此次慶典的緣由，等等，其重點應是報捷以及慶典的可“慶”之處。

第三項，邀請嘉賓講話，大體上講，出席此次的上級主要領導、協(xié)作單位及社區(qū)關系單位，均應有代表講話或致賀辭。不過應當提前約定好，不要當場當眾推來推去。對外來的賀電、賀信等等，可不必一一宣讀，但對其署名單位或個人應當公布。在進行公布時，可依照其“先來后到”為序，或是按照其具體名稱的漢字筆劃的多少進行排列。

第四項，安排文藝演出。這項程序可有可無，如果準備安排，應當慎選內容，注意不要有悖于慶典的主旨。

第五項，邀請來賓進行參觀。如有可能，可安排來賓參觀本單位的有關展覽或車間等等。當然，此項程序有時亦可省略。

參加慶典時，不論是主力單位的人員還是外單位的人員，均應注意自己臨場之際的舉止表現(xiàn)。其中，主力單位人員的表現(xiàn)尤其為重要。

在舉行慶祝儀式之前，主辦單位應對本單位的全體員工進行必要的禮儀教育。對于本單位出席慶典的人員，還須規(guī)定好有關的注意事項，并要求大家在臨場之時，務必要嚴格遵守。在這一問題上，單位的負責人，尤其是出面迎送來賓和上主席臺的人士，只能夠“身先士卒”，而絕不允許有任何例外。因為道理非常簡單，在慶祝儀式上，真正令人矚目的，還是東道主方面的出席人員。假如這些人在慶典中精神風貌不佳，穿著打扮散漫，舉止行為失當，很容易對本單位的形象進行“反面宣傳”。