展會策劃書是指一次會展從確定展覽題材、收集信息、進行展覽項目立項策劃一直到會展正式開幕前的預先準備階段涉及到的所有文本文案。

一般來說，會展預備階段的文案包括展會立項策劃書、展會項目立項可行性研究報告、參展說明書、展會招展方案、展會招展函、招展進度計劃、觀眾邀請函、參展合同、展出工作方案、展會費用預算表、展會宣傳推廣計劃、廣告文案等。

辦展頻率

辦展頻率是指展會是一年舉辦幾次還是幾年舉辦一次，或者是不定期舉行。展覽業(yè)的實際情況看，一年舉辦一次的展會多，約占全部展會數量的80%，一年舉辦兩次和兩年舉辦一次的展會也不少，不定期舉辦的展會已經是越來越少了。

辦展頻率的確定受展覽題材所在產業(yè)的特征的制約。我們知道，幾乎每個產業(yè)的產品都有一個生命周期，產品的生命周期對展會的辦展頻率有重大影響。

產品的投入期和成長期是企業(yè)參屜的黃金時期，展會的辦展頻率要牢牢抓住這兩個時期。

展會執(zhí)行方案分析

1）對計劃舉辦的展會的基本框架進行評估，具體包括：

(1)展會名稱和展會的展品范圍、展會定位之間是否有沖突。

(2)辦展時間、辦展頻率是否符合展品范圍所在產業(yè)的特征。

(3)展會的舉辦地點是否適合舉辦該展品范圍所在產業(yè)的展會。

(4)在展會展品范圍所在產業(yè)里能否舉辦如此規(guī)模和定位的展會。

(5)展會的辦展機構在計劃的辦展時間內能否舉辦如此規(guī)模和定位的展會。

(6)辦展機構對展會展品范圍所在的產業(yè)是否熟悉。

(7)展會定位與展會規(guī)模之間是否有沖突。

2）招展招商和宣傳推廣計劃評估

（1） 招展計劃評估 （2） 招商計劃評估 （3） 宣傳推廣計劃評估

4、 展會項目財務分析

（1） 價格定位

（2） 成本預測