不論是商業(yè)活動(dòng)，還是企業(yè)活動(dòng)，都離不開活動(dòng)方案的策劃，面對越來越多樣化發(fā)展的社會(huì)需求，舉辦活動(dòng)的方式也要不斷推陳出新，才能緊跟時(shí)代的腳步，這就要求活動(dòng)方案的策劃要在一定程度上貼合社會(huì)走向，反映社會(huì)趨勢。
活動(dòng)方案策劃是一項(xiàng)有目的、有計(jì)劃、有步驟地組織多人參與的社會(huì)協(xié)調(diào)活動(dòng)。實(shí)質(zhì)上是一場商業(yè)性活動(dòng)，一個(gè)好的活動(dòng)方案策劃方案可以塑造企業(yè)的形象、提高企業(yè)的宣傳度，針對不同企業(yè)、不同市場、不同主題，就可以派生出很多份不同的活動(dòng)方案策劃，除了創(chuàng)意點(diǎn)是不同的，具體流程都萬變不離其宗，針對很多策劃小白面對公司活動(dòng)策劃方案束手無策的情況，小編專門整理出了活動(dòng)策劃方案的具體流程。
1.策劃思路
活動(dòng)方案策劃首先要做的步就是理清楚策劃思路，首先你要明確此次活動(dòng)的主題，確定主思路，是企業(yè)發(fā)布會(huì)、還是年會(huì)活動(dòng)，是主要商品促銷、還是企業(yè)形象宣傳，揚(yáng)長避短提取出重要的信息，作為此次活動(dòng)的主題。保證策劃思路不偏移，這是推動(dòng)一場活動(dòng)順利進(jìn)行的主導(dǎo)線。
2.活動(dòng)信息介紹
一場活動(dòng)要把信息傳遞給目標(biāo)受眾用戶，是至關(guān)重要的事情，否則這場活動(dòng)就是一個(gè)空殼，華而不實(shí)，起不到任何的效果，要遵循5W2H分析法則，這是一場活動(dòng)成功的關(guān)鍵，要知道活動(dòng)目的是什么，為什么做（why），策劃的內(nèi)容是什么（what），活動(dòng)開始時(shí)間、籌備時(shí)間什么時(shí)候，何時(shí)做（when），活動(dòng)現(xiàn)場在哪（where），活動(dòng)的主辦方、贊助者、執(zhí)行方、服務(wù)方是誰（who），活動(dòng)的方法和流程怎么設(shè)置，如何來做（how），需要花費(fèi)多少人力物力和財(cái)力（howmuch），活動(dòng)方案策劃者首先要對活動(dòng)有一個(gè)整體比較清晰的認(rèn)識(shí)，挑選重要的信息，準(zhǔn)確的傳達(dá)給受眾，這樣才容易被受眾記住。
3.場地推薦
任何活動(dòng)的舉辦都離不開場地的選擇，這時(shí)候就需要根據(jù)活動(dòng)類型和主題有針對性的選擇場地，例如：展覽活動(dòng)對環(huán)境和空間布局比較高，就要選擇藝術(shù)類特色活動(dòng)場地，如果是會(huì)議論壇，就要挑選商業(yè)氣息濃厚的會(huì)議中心，如果是發(fā)布會(huì)慶典之類的活動(dòng)，就要選擇酒店或者會(huì)所等場地，要找到場地和活動(dòng)契合到的點(diǎn)，這是一場活動(dòng)的加分項(xiàng)，還要考慮到交通是否便利、天氣是否適合出行等因素。
4.活動(dòng)主視覺設(shè)計(jì)
主視覺設(shè)計(jì)是一場活動(dòng)的靈魂，能體現(xiàn)活動(dòng)的主題風(fēng)格，主視覺設(shè)計(jì)包括邀請函設(shè)計(jì)、簽到背景墻設(shè)計(jì)、主背景板設(shè)計(jì)、活動(dòng)宣傳設(shè)計(jì)、宣傳袋設(shè)計(jì)等，整體要協(xié)調(diào)統(tǒng)一，活動(dòng)主視覺設(shè)計(jì)的效果直接影響到活動(dòng)宣傳的效果，這也是活動(dòng)策劃中必不可少的環(huán)節(jié)。
5.活動(dòng)流程
活動(dòng)都是由一個(gè)個(gè)環(huán)節(jié)組成的，環(huán)節(jié)的設(shè)定同樣要根據(jù)活動(dòng)主題安排，如果是開業(yè)慶典活動(dòng)，就離不開剪彩儀式和啟動(dòng)環(huán)節(jié)，從嘉賓入場到開場設(shè)計(jì)、領(lǐng)導(dǎo)講話、節(jié)目互動(dòng)，每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要規(guī)則的制定，保證活動(dòng)現(xiàn)場有序的進(jìn)行，對于活動(dòng)各部分環(huán)節(jié)的策劃，要講求創(chuàng)意新穎，一場活動(dòng)只要有一個(gè)閃光點(diǎn)能被受眾記住，就可以算是一個(gè)成功的活動(dòng)方案策劃了。
6.應(yīng)急預(yù)案
活動(dòng)現(xiàn)場有很多不可控的突發(fā)性，應(yīng)急方案主要針對活動(dòng)現(xiàn)場當(dāng)天出現(xiàn)緊急狀況做出的備選方案，還要明確現(xiàn)場工作人員的分工，以確?；顒?dòng)現(xiàn)場的有序進(jìn)行。
7.活動(dòng)報(bào)價(jià)
活動(dòng)的花費(fèi)較高，在策劃的時(shí)候就要對成本就行預(yù)估，把所有涉及到的開支經(jīng)費(fèi)羅列成一個(gè)表格，附帶上下浮動(dòng)價(jià)格范圍，包含舞美、燈光、音響、場地租賃、物料預(yù)估等，在活動(dòng)主辦方的經(jīng)濟(jì)能力范圍內(nèi)，合理的安排物料。
（一）活動(dòng)策劃的五大要素
1、需求：合作雙方的需求（活動(dòng)的目的或理由）
開發(fā)中需求的三個(gè)層次：業(yè)務(wù)需求、用戶需求和功能需求等。
定義項(xiàng)目目標(biāo)：項(xiàng)目可交付的結(jié)果；制定項(xiàng)目開發(fā)的終截止日期；交付結(jié)果必須滿足的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；項(xiàng)目不能超過的成本限制等；
定義項(xiàng)目前提：項(xiàng)目是否需要其他人員；項(xiàng)目是否有所需的資源；成本對項(xiàng)目有多重要，誰有權(quán)增加項(xiàng)目預(yù)算；項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)是否可控等。
2、文案支持：活動(dòng)策劃稿、宣傳文案、短信文案等。
3、設(shè)計(jì)：達(dá)到終展現(xiàn)效果
4、物料：（主要是宣傳物料）
線下：①各種宣傳物料（POP、易拉寶、DW小冊子、刀旗、宣傳單等）、活動(dòng)會(huì)場、PPT等；
線上：①各種宣傳推廣渠道、平臺(tái)的選擇；
5、獎(jiǎng)品：獎(jiǎng)品的設(shè)置要盡量與主推的產(chǎn)品相結(jié)合，考慮針對的用戶群；預(yù)算以及活動(dòng)效果。
大型活動(dòng)策劃的評估有一套科學(xué)的方法和程序。通常，我們在對公關(guān)活動(dòng)進(jìn)行評估時(shí)，往往是只評估實(shí)施效果，評估不夠。如能在評估時(shí)，除實(shí)施效果外再評估活動(dòng)目標(biāo)是否正確、賣點(diǎn)是否鮮明、經(jīng)費(fèi)投入是否合理、投入與產(chǎn)出是否成正比、公眾資料搜集是否、媒體組合是否科學(xué)、公眾與媒體關(guān)系是否更加鞏固、社會(huì)資源是否增加、各方滿意度是否量化等，則此大型活動(dòng)的整體效果才能體現(xiàn)出來。這種評估有利于活動(dòng)績效考核、責(zé)任到人，更能增加經(jīng)驗(yàn)，為下一次的大型活動(dòng)的策劃與實(shí)施打好基礎(chǔ)。大型活動(dòng)策劃評估的方法是多種多樣的，基本的方法是將評估項(xiàng)目分解成一個(gè)個(gè)可衡量的指標(biāo)，然后可以成立專門的評估小組或由專人執(zhí)行評估，也可以由大型活動(dòng)策劃實(shí)施人員依據(jù)統(tǒng)計(jì)數(shù)字進(jìn)行評估。理想的當(dāng)然是由專業(yè)的評估人員進(jìn)行評估，以減少大型活動(dòng)策劃評估的差異性。
大型活動(dòng)策劃的評估與策劃、實(shí)施過程的各個(gè)環(huán)節(jié)一樣，都是大型活動(dòng)中不可缺少的一個(gè)環(huán)節(jié)。只有1、品牌宣傳普及：活動(dòng)策劃指以品牌宣傳為主、盈利銷售為輔的策劃。例如：蘋果公司每年舉辦的蘋果發(fā)布會(huì)、歐美國家經(jīng)常舉辦的時(shí)裝發(fā)布會(huì)等等都是對品牌的一個(gè)極大的宣傳和普及，能夠讓更多的人了解產(chǎn)品，熟悉產(chǎn)品。彰顯實(shí)力：我們經(jīng)常看到的一些發(fā)布會(huì)或者是其他類型的活動(dòng)，在另一個(gè)角度上來說都是一個(gè)該家公司實(shí)力的彰顯。一個(gè)大型的活動(dòng)策劃不僅僅是對于品牌的宣傳推廣同樣是能夠顯示公司強(qiáng)大的實(shí)力,并且能夠增加公眾對公司的信任感。同時(shí)這也是對于活動(dòng)策劃公司的一個(gè)檢驗(yàn)。善于總結(jié)的人，才能成為出色的大型活動(dòng)策劃師，也只有善于總結(jié)，才能不斷的將大型活動(dòng)策劃的效果推向至高點(diǎn)。