1、搞清楚“想法”

會議有各種類型，不同的會議需要不同的環(huán)境，召開會議是要達到一定的目的和目標。因此個重要步驟是問清楚會議主辦方的想法、目的、預算方方面面的信息，通過收集這些信息將避免下一步的策劃構思偏離方向。

2、搞清楚“思路”

從秘書到公司總裁，每個人多多少少都可能會參與會議的籌劃，只不過有人是專職從事這項工作，有的是兼任此職，但無論參與者有多少，一定要確認一個有經(jīng)驗的項目負責人，想清楚策劃的步驟、時間推進節(jié)點、人員的分工。如果思路不清晰，經(jīng)驗不到位，往往從策劃的一開始，就會在眾多的意見、指導中迷失方向。

在你籌劃的思路理清后，你向上司、會議主辦人或會議主席描述一下會議的目的和要求達到的結果，如果你們的意見相符，你就可以做下一步的籌劃了。

3、會議地址的選擇

會場的選擇，直接關系到會議的風格、形式、規(guī)模、預算和檔次，這也是隨后進一步策劃方案的基礎，選擇一個能讓會議組織者和與會者都能滿意的會議場所非常重要，面對眾多的場所，到底怎樣去選擇呢？

改革開放后，開始面向商業(yè)活動開放。為了突出會議的性，彰顯企業(yè)的高端形象，建議企業(yè)舉行重大會議活動選擇高端場地。

展覽設計在造型選擇上是幾乎無限的，以下是一些經(jīng)驗總結：

1、造型要考慮展位利用率的化；

2、造型要考慮人流心理及流向；

3、造型應當符合參觀對象的審美導向；

4、造型要考慮施工難度及成本因素；

5、造型還要考慮性。

在展覽設計上，材料的使用與選擇也是關鍵。有些展覽類別需要沉穩(wěn)，而有點展覽需要活潑，有的需要展現(xiàn)科技，有的需要顯示環(huán)保，還有的需要表現(xiàn)藝術或者人文或者社會公益，總之，表現(xiàn)的主題對材質(zhì)的選擇是個考驗，在這方面，會展中介機構比展商有專業(yè)優(yōu)勢?，F(xiàn)代科技發(fā)展很快，新材料、新光源、新媒體層出不窮，而中介公司除可以敏銳的為展商提供展覽設計趨勢及對象的審美導向外，更可以為展商提供成本節(jié)約方法。

秩序維護

對于會議或展覽而言，無不希望有良好的秩序。小型會議(特別是企業(yè)或者)的會議秩序基本不用控制，但大型會議及展覽，秩序的控制就顯得很重要。

大型會議可以采用代表證或者入場券方式控制，如果需要保密，代表證可以特制，印制有代表的數(shù)碼身份照片，會場入口設立保安；

展覽的控制比較復雜，因為展覽主辦者關注的和展商關注的不是同一個目標。展覽主辦方需要控制的秩序，而展商需要的是信息化以及信息獲取的便利性。有些展覽附帶有展中會，還有的帶有技術交流或者論壇性質(zhì)，所以通常會對所有展商或者參展人員進行身份及級別分類，以保證技術交流或者論壇不被外界或者無關的展商干擾?？刂频氖侄斡袔l形碼的參展證(需配備讀碼機)、或者磁卡式代表證。為同時滿足展商信息化的需求，國外開始引入電子名片管理。

會議活動策劃主要包括航班預定、會議議程安排、會場布置、會務服務宴會的組織和娛樂活動、安排會議室,安裝會議所需的音頻視頻設備和組織體育活動等。