今天的分享，著重在辦公室在開展5S清理時，都有哪些小竅門可以參考。
1，文檔資料電子化
盡量使用并存儲電子化文檔是一個比較好的方法。當然，有些文檔資料可能會有相關(guān)現(xiàn)有法規(guī)的要求，必須留存紙質(zhì)文檔，但是除此之外，大多數(shù)文檔我們都可以考慮使用并保存電子文檔。
我的工作的很大一部分，是為其他人提供培訓和輔導，所以我自己會參與很多培訓課程的培訓師認證，也會根據(jù)個人發(fā)展的需要，參加相關(guān)培訓課程，同時還會根據(jù)受訓方的需求，編制不同的培訓材料。
有的培訓講師不肯提供電子版的培訓材料，只提供紙質(zhì)版。有的課程呢，則是紙質(zhì)版和電子版均會提供。在我進行這方面的5S改善前，我的培訓材料都是存放在一個專門的文件柜里，按照紙質(zhì)材料的大小厚薄進行排列擺放。常用的、不常用的，都是混放在一起。時間久了，光是這些培訓資料就占滿了整整一個文件柜。有一些我偶爾會拿出來翻看一下，大多數(shù)資料因為查找起來也不是很方便，而且也不在手邊，所以查閱翻看的機會并不多。
在發(fā)現(xiàn)了這個改善機會之后，我開始著手將所有的紙質(zhì)培訓材料轉(zhuǎn)成電子化。能夠拿得到原始的電子文件的，我就盡量找人去問。要不到的、甚至連當時培訓老師都找不到的，我就利用復印機對手頭的紙質(zhì)培訓材料進行掃描處理。有的材料是A0/A1尺寸的掛圖，我就通過拍照的方式留檔。
經(jīng)過一段時間的努力，我留存的這些培訓材料都轉(zhuǎn)成了電子文檔。同時我對這些文檔按照課題進行了分類歸檔。
這樣一番改善后，不只是原來需要一整個文件柜的儲存空間被釋放出來，我發(fā)現(xiàn)我查閱這些文檔的次數(shù)比之前更頻繁了，因為這些文檔就在我電腦里，無論我身在辦公室，還是在出差中，只要有查閱的需求，我就直接找到相應(yīng)的文檔就好了。
2，打造共享空間
這里所指的共享空間，既是物理上的，也可以是虛擬的電子化空間。
我們之前舉例過，公司的培訓資料很多人都在公共盤上存檔了一份。面對這種情況，比較好的解決方法，是制定一套公共盤的使用規(guī)則，并在此基礎(chǔ)上，開展定期的檢查和清理，督促人員盡可能減少文件重復出現(xiàn)的情況。例如新員工入職培訓所涉及的全部培訓資料，我們就可以專門建立一個容易查找的路徑，或者就設(shè)置一個專用的工作臺，并將所有相關(guān)培訓資料、記錄等存放于此路徑或者工作臺的電腦里。這樣大家要使用的話，就“按圖索驥”就好了，而不是人人在公共盤上存檔一份。
我們也需要思考，在辦公室里，如何建立物理上的共享空間。什么叫物理上的共享空間呢？上面提到的工作臺就是物理上存在的一個空間。再比如說每個人偶爾都有可能會用到一些文具，例如大的打孔機、大規(guī)格的訂書機、塑封機等等，對于這種每個人使用頻率不高的辦公用品、器具，與其每個人各自備一個，不如在辦公室內(nèi)建立一個公共的共享區(qū)域，專門用來規(guī)劃放置這些物品。這就是共享空間的概念。
通過共享空間，減少了個人儲存保管物品的數(shù)量和需要。等于是將人人備一個小倉庫，變成一個共享的工作站。
建立共享空間就是一個控制庫存的例子。我們需要在這方面認真研究一下，如何將日常所需要使用到的物品降到。如何做到不需要的東西，就不要出現(xiàn)在現(xiàn)場。需要的東西，如何區(qū)分使用頻率，并做好相對應(yīng)的庫存控制。
3，使用電子記事本
很多人喜歡使用記事本做記錄，開會時帶著記事本，去現(xiàn)場帶著記事本。記事本上經(jīng)常書寫得潦草不說，日后真要想翻找相關(guān)記錄，一個是很有可能要費一番功夫才能找到，二是找到了，還不一定能讀得懂。當然還有可能是，記事本都找不到了。
對于我來說，我發(fā)現(xiàn)使用電子記事本更有效。我可以在電子記事本上，根據(jù)課題、或者客戶、日期等分類建檔，這樣索引查找起來非常方便。第二呢，電子輸入的文檔也更容易閱讀。如果是走現(xiàn)場使用了紙張進行了記錄、或者討論中手工畫過一些草圖什么的，一般我也會拍照附加在相應(yīng)的記事本文檔中，并做簡要的歸納說明，以便日后查看起來一是容易查找，二是也容易看得懂。
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