7.1范圍:適用于生產(chǎn)部各個(gè)辦公區(qū)域。
7.2整理:
A.整理文件:每月對紙質(zhì)文件、記錄表單和電子文檔作盤點(diǎn),把其分為有效的和過期無效的,不要的全部銷毀,有效的統(tǒng)一記錄歸檔保管。
B.對區(qū)域的物品、設(shè)備、空間做盤點(diǎn),并區(qū)分其“要”和“不要”; 分類如下:
?設(shè)備:電腦、打印機(jī)、文具、書籍等;
?空間:柜架、桌椅、儲物箱(柜)等;
?物品:個(gè)人用品、裝飾品;
?依據(jù)《必要品的使用頻率和常用程度基準(zhǔn)表》決定物品的“要”與“不要” ;
必要品的使用頻率和常用程度基準(zhǔn)表
常用程度
使用頻率
處理方法
低
過去一年都沒有使用過的物品,而且不能再用
丟棄中
在過去的6個(gè)月只使用過一次的物品
集中歸檔存放
一個(gè)月使用一次的物品
高
一周使用一次的物品
保存在辦公桌或隨身攜帶
每天都使用的物品
每小時(shí)都要使用的物品
?“不要”物品經(jīng)部門主管判定后,集中報(bào)廢或拍賣。
7.3整頓
A.辦公區(qū)整頓:
?辦公桌:桌面除文件、電腦、口杯、電話、文具外,不允許放其他物品;
?常用辦公用品:筆、訂書機(jī)、涂改液、即時(shí)帖、便條紙、橡皮、計(jì)算器,可以集中放在辦公桌的一定區(qū)域內(nèi);
?電腦線、網(wǎng)線、電話線有序放置;
?人離開半小時(shí)以上應(yīng)將桌面收拾干凈。
?抽屜:抽屜里盡量不放辦公用品。下層抽屜可以放A4的文件、資料;把這個(gè)空間充分利用起來,可以放下面這些東西:
----個(gè)人的東西;個(gè)人的參考資料(文件夾、辭典、手冊、商品目錄等)
----文件卷宗(各種信息、草擬的文件材料等)
----空白稿紙、不常使用的文具等
?垃圾簍:罩塑料袋,置寫字臺下;
?桌洞下不得堆積雜物。
?外衣手袋:請置掛于衣帽柜或儲物箱(柜)內(nèi),嚴(yán)禁隨意放在辦公桌椅上。
?飲水機(jī):放指定地點(diǎn),不得隨意移動;
B.文件、資料管理整頓:
?文檔管理依據(jù)《質(zhì)量管理手冊》中相關(guān)要求執(zhí)行;
?將文件按照待處理、處理中和已處理分類放置,此外還有機(jī)密類文件。根據(jù)應(yīng)用情況應(yīng)將分為每日必用、常用和不常用三種,經(jīng)常不用的文件要盡快處置;
?硬盤里的電子文檔、資料分類必須條理清晰,電子文件需要、長期保存的,應(yīng)形成紙質(zhì)或用移動硬盤等雙套介質(zhì)材料歸檔保存;
?儲存公用信息的光盤采取保護(hù)措施,使大家都自覺地小心使用。并且為了明確存儲在