檔案盒的規(guī)格
檔案盒外形尺寸為長310mm、寬220mm的長方體,厚度一般為20mm、30mm、40mm、50mm,也可以根據(jù)需要設(shè)置其他尺寸厚度。此規(guī)格是按照可放入紙張幅面為國際通用A4型(297mm×210mm)的文件,并能夠較方便地取用盒內(nèi)文件而設(shè)計的。厚度允許不同的尺寸,以方便放置不同厚度的文件。
同一機(jī)關(guān)檔案部門使用的檔案盒厚度宜相對統(tǒng)一,以便于按照延長米進(jìn)行檔案數(shù)量統(tǒng)計。
現(xiàn)有的檔案柜(架)大都未給此種擺放方式留下足夠的空間,因此選用橫式檔案盒時應(yīng)同時考慮檔案柜(架)的狀況。機(jī)關(guān)單位在選用檔案盒時,兩種格式的檔案盒只能選用一種,以簡便管理、保證檔案盒上架后整齊、美觀。
檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同,在盒脊或底邊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項,并可設(shè)置機(jī)構(gòu)(問題)等選擇項。其中,起止件號填寫盒內(nèi)件文件和后一件文件的件號,起件號填寫在上格,止件號填寫在下格;盒號即檔案盒的排列順序號,按進(jìn)館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。
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