檔案盒盒脊的項目
檔案盒盒脊應根據(jù)擺放方式的不同,在盒脊或底邊設置各檢索項,包括全宗號、年度、保管期限、機構(問題)、起止件號和盒號等。
實踐中存在將盒號功能擴大化的傾向:
一是在歸檔章上增加盒號項目或?qū)⒑刑枠俗⒂跉w檔文件首頁,將盒號作為歸檔文件與檔案盒之間關聯(lián)關系的紐帶;
二是在電子文件整理中,為實現(xiàn)與紙質(zhì)文件材料形式上一致,存在把盒作為整理單位,將電子文件以盒為單位進行整理的現(xiàn)象,這兩種做法與盒號承載的功能都是相悖的。
實際上,在歸檔文件的件號已經(jīng)與盒脊起止件號建立關聯(lián)關系的情況下,沒有必要再通過盒號,在歸檔文件與檔案盒之間建立第二套關聯(lián)關系。否則既成倍增加了工作量,有可能出現(xiàn)兩套關聯(lián)關系指向不一的情況,增加管理的復雜性。
檔案盒盒脊可以根據(jù)機關單位的實際需要,與歸檔章項目相協(xié)調(diào),編制其他項目。增減項目的工作應在同級檔案行政管理部門的指導下進行。機關檔案部門可對欄目位置及尺寸進行一定的調(diào)整,以規(guī)范、美觀為原則。
檔案盒的制成材料
從檔案保護的目的出發(fā),檔案盒應采用無酸紙制作,以避免長期保存時檔案盒紙板中的酸性物質(zhì)影響盒內(nèi)文件壽命。各級檔案行政管理部門應從本地實際情況出發(fā),積極推廣無酸紙的應用,以杜絕檔案盒制作材料方面存在的隱患。
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