現(xiàn)有的檔案柜（架）大都未給此種擺放方式留下足夠的空間，因此選用橫式檔案盒時(shí)應(yīng)同時(shí)考慮檔案柜（架）的狀況。機(jī)關(guān)單位在選用檔案盒時(shí)，兩種格式的檔案盒只能選用一種，以簡(jiǎn)便管理、保證檔案盒上架后整齊、美觀。

檔案盒封面

檔案盒的封面應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱標(biāo)明全宗名稱（即立檔單位名稱），下加雙橫線。全宗名稱可以在制作檔案盒時(shí)先行印制。

檔案是對(duì)某件事或某個(gè)人的經(jīng)歷過(guò)程的記錄，是為了方便以后查閱，保存期限一般都在十年以上，所以要加強(qiáng)其保管工作，目前在檔案保管工作中遇到很多問(wèn)題，如出現(xiàn)紙張老化、字跡模糊、檔案蟲(chóng)害等，損壞了不少重要的檔案，無(wú)酸紙檔案盒解決了這一難題，它可以長(zhǎng)期存放不發(fā)霉變質(zhì)，還可以防蟲(chóng)害，這也是國(guó)家檔案局推廣使用的檔案盒類(lèi)型。

檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等選擇項(xiàng)。其中，起止件號(hào)填寫(xiě)盒內(nèi)件文件和后一件文件的件號(hào)，起件號(hào)填寫(xiě)在上格，止件號(hào)填寫(xiě)在下格；盒號(hào)即檔案盒的排列順序號(hào)，按進(jìn)館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。