檔案盒封面

檔案盒的封面應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱標(biāo)明全宗名稱（即立檔單位名稱），下加雙橫線。全宗名稱可以在制作檔案盒時(shí)先行印制。

檔案盒盒脊的項(xiàng)目

檔案盒盒脊應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置各檢索項(xiàng)，包括全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、起止件號(hào)和盒號(hào)等。

實(shí)踐中存在將盒號(hào)功能擴(kuò)大化的傾向：

一是在歸檔章上增加盒號(hào)項(xiàng)目或?qū)⒑刑?hào)標(biāo)注于歸檔文件首頁(yè)，將盒號(hào)作為歸檔文件與檔案盒之間關(guān)聯(lián)關(guān)系的紐帶；

二是在電子文件整理中，為實(shí)現(xiàn)與紙質(zhì)文件材料形式上一致，存在把盒作為整理單位，將電子文件以盒為單位進(jìn)行整理的現(xiàn)象，這兩種做法與盒號(hào)承載的功能都是相悖的。

實(shí)際上，在歸檔文件的件號(hào)已經(jīng)與盒脊起止件號(hào)建立關(guān)聯(lián)關(guān)系的情況下，沒(méi)有必要再通過(guò)盒號(hào)，在歸檔文件與檔案盒之間建立第二套關(guān)聯(lián)關(guān)系。否則既成倍增加了工作量，有可能出現(xiàn)兩套關(guān)聯(lián)關(guān)系指向不一的情況，增加管理的復(fù)雜性。

檔案盒盒脊可以根據(jù)機(jī)關(guān)單位的實(shí)際需要，與歸檔章項(xiàng)目相協(xié)調(diào)，編制其他項(xiàng)目。增減項(xiàng)目的工作應(yīng)在同級(jí)檔案行政管理部門的指導(dǎo)下進(jìn)行。機(jī)關(guān)檔案部門可對(duì)欄目位置及尺寸進(jìn)行一定的調(diào)整，以規(guī)范、美觀為原則。

檔案盒使用原則

將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項(xiàng)目。不同年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個(gè)檔案盒。

1、不同形成年度的歸檔文件不能放入同一檔案盒；

2、不同保管期限的歸檔文件不能放入同一檔案盒；

3、放入同一檔案盒的歸檔文件應(yīng)按照檔號(hào)先后進(jìn)行排序，小號(hào)在前，大號(hào)在后；

4、檔案盒盒脊和備考表的填寫應(yīng)與盒內(nèi)檔案的情況一致。