檔案盒的規(guī)格
檔案盒外形尺寸為長(zhǎng)310mm、寬220mm的長(zhǎng)方體,厚度一般為20mm、30mm、40mm、50mm,也可以根據(jù)需要設(shè)置其他尺寸厚度。此規(guī)格是按照可放入紙張幅面為國(guó)際通用A4型(297mm×210mm)的文件,并能夠較方便地取用盒內(nèi)文件而設(shè)計(jì)的。厚度允許不同的尺寸,以方便放置不同厚度的文件。
同一機(jī)關(guān)檔案部門使用的檔案盒厚度宜相對(duì)統(tǒng)一,以便于按照延長(zhǎng)米進(jìn)行檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)。
檔案盒按照擺放方式的不同,可以分為豎式和橫式兩種。之所以設(shè)計(jì)橫式檔案盒,是為了增加盒內(nèi)文件與檔案盒的接觸面,避免文件豎置時(shí)“頭重腳輕”而發(fā)生彎曲折損。從長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮,檔案盒橫放更有利于檔案的保護(hù)。
實(shí)踐中存在將盒號(hào)功能擴(kuò)大化的傾向:
一是在歸檔章上增加盒號(hào)項(xiàng)目或?qū)⒑刑?hào)標(biāo)注于歸檔文件首頁(yè),將盒號(hào)作為歸檔文件與檔案盒之間關(guān)聯(lián)關(guān)系的紐帶;
二是在電子文件整理中,為實(shí)現(xiàn)與紙質(zhì)文件材料形式上一致,存在把盒作為整理單位,將電子文件以盒為單位進(jìn)行整理的現(xiàn)象,這兩種做法與盒號(hào)承載的功能都是相悖的。
實(shí)際上,在歸檔文件的件號(hào)已經(jīng)與盒脊起止件號(hào)建立關(guān)聯(lián)關(guān)系的情況下,沒(méi)有必要再通過(guò)盒號(hào),在歸檔文件與檔案盒之間建立第二套關(guān)聯(lián)關(guān)系。否則既成倍增加了工作量,有可能出現(xiàn)兩套關(guān)聯(lián)關(guān)系指向不一的情況,增加管理的復(fù)雜性。
檔案盒盒脊可以根據(jù)機(jī)關(guān)單位的實(shí)際需要,與歸檔章項(xiàng)目相協(xié)調(diào),編制其他項(xiàng)目。增減項(xiàng)目的工作應(yīng)在同級(jí)檔案行政管理部門的指導(dǎo)下進(jìn)行。機(jī)關(guān)檔案部門可對(duì)欄目位置及尺寸進(jìn)行一定的調(diào)整,以規(guī)范、美觀為原則。
無(wú)酸紙是什么?
就是不含活性酸的紙。
紙張中的酸性成分有什么作用?
主要是紙張的含酸量是其使用壽命的指標(biāo)。
它可以用0(酸性,表示紙張的使用壽命非常短)到14.0(堿性,表示紙張的使用壽命很長(zhǎng))之間的pH值來(lái)測(cè)量。
時(shí)期內(nèi)的檔案盒比較不規(guī)范,制作工藝也不精湛,通常采用紙板和牛皮紙裱糊制作,只是為了方便檔案管理。這個(gè)時(shí)期的檔案盒存在很多問(wèn)題,不僅體量笨重,管理也不完善,難以很好的進(jìn)行檔案管理。