檔案盒封面

檔案盒的封面應使用全稱或規(guī)范化簡稱標明全宗名稱（即立檔單位名稱），下加雙橫線。全宗名稱可以在制作檔案盒時先行印制。

各項目具體填寫要求如下：

（1）全宗號：全宗號欄內(nèi)按同級檔案館給定的全宗號填寫，暫未給定的可先空置。

（2）年度：年度欄內(nèi)填寫盒內(nèi)文件的歸檔年度。（詳見解讀歸檔文件整理規(guī)則“編號”）

（3）保管期限：保管期限欄填寫盒內(nèi)文件所屬保管期限，一般以漢字全稱表示，如“”“30年”“10年”。

（4）機構(gòu)（問題）：機構(gòu)（問題）欄填寫分類方案中相應機構(gòu)（問題）的類目名，機構(gòu)（問題）欄也可以填寫機構(gòu)（問題）代碼。不按機構(gòu)（問題）分類的單位，盒脊上可以不印制機構(gòu)（問題）項。（詳見解讀歸檔文件整理規(guī)則“編號”）

（5）起止件號：起止件號欄填寫盒內(nèi)排列前和排列后的歸檔文件的件號，起件號填寫在上格，止件號填寫在下格。檢索時在歸檔章上其他項目的配合下，通過將件號與檔案盒脊上的起止件號相對應，即可確定該份歸檔文件所屬的檔案盒。

（6）盒號：盒號是指檔案盒的排列順序號，按進館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。盒號一般按照檔案盒上架排列后的順序流水編制，可以每年一斷號，也可以4位數(shù)為限幾年一段號。為方便平時管理，在移交進館前，可以先用黑色鉛筆編寫盒號，在進館時再按進館要求進行修改。

需要說明的是，《規(guī)則》中的檔案盒作為檔案裝具，編制盒號是為了排架需要和管理方便，與盒內(nèi)歸檔文件沒有邏輯關(guān)系。

實踐中存在將盒號功能擴大化的傾向：

一是在歸檔章上增加盒號項目或?qū)⒑刑枠俗⒂跉w檔文件首頁，將盒號作為歸檔文件與檔案盒之間關(guān)聯(lián)關(guān)系的紐帶；

二是在電子文件整理中，為實現(xiàn)與紙質(zhì)文件材料形式上一致，存在把盒作為整理單位，將電子文件以盒為單位進行整理的現(xiàn)象，這兩種做法與盒號承載的功能都是相悖的。

實際上，在歸檔文件的件號已經(jīng)與盒脊起止件號建立關(guān)聯(lián)關(guān)系的情況下，沒有必要再通過盒號，在歸檔文件與檔案盒之間建立第二套關(guān)聯(lián)關(guān)系。否則既成倍增加了工作量，有可能出現(xiàn)兩套關(guān)聯(lián)關(guān)系指向不一的情況，增加管理的復雜性。

檔案盒盒脊可以根據(jù)機關(guān)單位的實際需要，與歸檔章項目相協(xié)調(diào)，編制其他項目。增減項目的工作應在同級檔案行政管理部門的指導下進行。機關(guān)檔案部門可對欄目位置及尺寸進行一定的調(diào)整，以規(guī)范、美觀為原則。

檔案盒使用原則

將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項目。不同年度、機構(gòu)（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。

1、不同形成年度的歸檔文件不能放入同一檔案盒；

2、不同保管期限的歸檔文件不能放入同一檔案盒；

3、放入同一檔案盒的歸檔文件應按照檔號先后進行排序，小號在前，大號在后；

4、檔案盒盒脊和備考表的填寫應與盒內(nèi)檔案的情況一致。