檔案盒的規(guī)格

檔案盒外形尺寸為長310mm、寬220mm的長方體，厚度一般為20mm、30mm、40mm、50mm，也可以根據(jù)需要設(shè)置其他尺寸厚度。此規(guī)格是按照可放入紙張幅面為國際通用A4型（297mm×210mm）的文件，并能夠較方便地取用盒內(nèi)文件而設(shè)計的。厚度允許不同的尺寸，以方便放置不同厚度的文件。

同一機關(guān)檔案部門使用的檔案盒厚度宜相對統(tǒng)一，以便于按照延長米進行檔案數(shù)量統(tǒng)計。

各項目具體填寫要求如下：

（1）全宗號：全宗號欄內(nèi)按同級檔案館給定的全宗號填寫，暫未給定的可先空置。

（2）年度：年度欄內(nèi)填寫盒內(nèi)文件的歸檔年度。（詳見解讀歸檔文件整理規(guī)則“編號”）

（3）保管期限：保管期限欄填寫盒內(nèi)文件所屬保管期限，一般以漢字全稱表示，如“”“30年”“10年”。

（4）機構(gòu)（問題）：機構(gòu)（問題）欄填寫分類方案中相應(yīng)機構(gòu)（問題）的類目名，機構(gòu)（問題）欄也可以填寫機構(gòu)（問題）代碼。不按機構(gòu)（問題）分類的單位，盒脊上可以不印制機構(gòu)（問題）項。（詳見解讀歸檔文件整理規(guī)則“編號”）

（5）起止件號：起止件號欄填寫盒內(nèi)排列前和排列后的歸檔文件的件號，起件號填寫在上格，止件號填寫在下格。檢索時在歸檔章上其他項目的配合下，通過將件號與檔案盒脊上的起止件號相對應(yīng)，即可確定該份歸檔文件所屬的檔案盒。

（6）盒號：盒號是指檔案盒的排列順序號，按進館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。盒號一般按照檔案盒上架排列后的順序流水編制，可以每年一斷號，也可以4位數(shù)為限幾年一段號。為方便平時管理，在移交進館前，可以先用黑色鉛筆編寫盒號，在進館時再按進館要求進行修改。

需要說明的是，《規(guī)則》中的檔案盒作為檔案裝具，編制盒號是為了排架需要和管理方便，與盒內(nèi)歸檔文件沒有邏輯關(guān)系。

檔案盒的制成材料

從檔案保護的目的出發(fā)，檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作，以避免長期保存時檔案盒紙板中的酸性物質(zhì)影響盒內(nèi)文件壽命。各級檔案行政管理部門應(yīng)從本地實際情況出發(fā)，積極推廣無酸紙的應(yīng)用，以杜絕檔案盒制作材料方面存在的隱患。

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