1. 根據(jù)人員和會議的預算，確定車輛的類型、數(shù)量及價格

2. 把來賓的名單、人數(shù)及用車要求發(fā)給車隊，這樣有便于提前安排車的數(shù)量。

3. 安排專人負責與車隊對接。特別是時間和車輛的型號。

4. 制作專用車證，寫有會議的時間和地點，方便來賓查找車輛。也方便會議統(tǒng)一管理。

5. 每次發(fā)車要注意有駕駛員、會議主辦方和承辦方的簽字確認。

6. 如出現(xiàn)航班延誤，或者臨時變動，要提前和車隊的調(diào)度取得聯(lián)系，好及時進行調(diào)整。

7. 提前與駕駛員或者跟車的隨行人員溝通好，迎接來賓，幫助來賓取放行李，檢車是否有物品遺失?！?/p>

8. 所安排車輛需提前進行等候，避免出現(xiàn)來賓等候車輛的情形。這樣也有利于人員的統(tǒng)一安排。

9. 接送客人除考慮航班及火車的班車等，還要考慮到交通的路況和天氣因素，保證時間充裕。避免延誤。

10. 車內(nèi)要打算干凈整潔，沒有雜味;空調(diào)使用正常;提前進行車輛的包養(yǎng)及檢查，確保出車的。

11. 要有可以機動的車輛，作為臨時調(diào)動使用。

12. 每日用車后，要進行記錄，以便會議結(jié)束后進行結(jié)算。