每一個行業(yè)都會有論壇峰會策劃，一些行業(yè)為了塑造其完整性和行業(yè)歸屬性，還會每年舉辦一次行業(yè)內(nèi)的論壇峰會，讓參與者了解每一年行業(yè)的走向和規(guī)劃，并學習一些新知識。會議的規(guī)模有大有小，大到兩千多，小到一兩百人。關于如何成功舉辦論壇峰會，你必須記住以下幾點！

關于會議場所(住宿、晚宴、會議)，我們需要結合各方面的要素來考慮。，會議進行的時間是多長？有些會議只開了，有些會議，與參加者的住宿問題有關者的住宿問題有關。住宿酒店后接近會場，周圍設施完善，交通也方便?，F(xiàn)場調(diào)查預算允許的情況下一定要做。如果有客房飲食需求的話，也一起看的交流內(nèi)容主要是費用和會場使用的詳細情況，什么時候可以設置，現(xiàn)場調(diào)查，現(xiàn)場調(diào)查預算允許的情況下一定要做。如果有客房飲食需要的話，VIP的話，可以直接離開餐廳嗎？VIP之前的餐廳需要多的餐廳嗎？

人數(shù)不超過100人，當日會議，加前接待歡迎晚宴，加會議當日晚宴，加次日送機。這類，如果會議只是純室內(nèi)活動，不需要更換場地，在同一家酒店舉行，還能節(jié)省一點預算。但是在瀚宇公關所做的相關活動中，歡迎晚宴和會議論壇將會分開，因為參加晚宴的人數(shù)不多，比如只有一百人，而第二天的會議可能會有一千人出席，所以在這樣的情況下，場地將會分別根據(jù)具體情況進行勘查和確認。

在會議場地方面，100-300參會人數(shù)可參看酒店大型宴會廳；300-1000參會人數(shù)可參看小型劇場(可容納1000人)、大型會議室(可容納1000人)和一些酒店宴會廳。若規(guī)模超過2000人，通常會使用體育館、劇院、會展中心等，這些場所與五星級酒店的區(qū)別在于需要提前向貴司提出詳細方案，特別是來賓安排、活動流程、搭建布置、用電情況，有些場所還需要經(jīng)過消防審批，甚至人多點還要走公安局備案。這樣大的場地，往往不僅僅是開個會而已，可能還有其他環(huán)節(jié)，如頒獎、表演、演講等。

會議程(時間、地點、進程、注意事項)是會議的指導性文件，通過確認會議議程，可以更清楚地了解會議前期中期和后期的工作步驟和情況。會議進行的時間，是嗎？2天？或者一個星期？在中期會議期間，在哪個時間段做什么事，進行哪個流程。每道工序的細節(jié)及注意事項需要與主辦單位確認并扣壓。對于接待(車輛、禮儀、酒店服務)，車輛接待，活動地點的車輛接待是一件非常麻煩的事，要做好，要有逼格，比你想象的要復雜。貴賓貴賓，專人專車，為體現(xiàn)私密性和專屬服務，必須一人一車，車一定要干凈!!!除了另一個人需要和其他人共乘一輛車汽車的型號和顏色統(tǒng)一，這樣顯得顯得整齊統(tǒng)一壯觀。。

VVIP和VIP的車輛路線，這是很少有人能做到的。如果你想把你的會議做得高端，你必須做好會議體驗。這一部分必須提前到會議所在的城市進行路線彩排。從機場到酒店、酒店到會場(如有必要)，從會場到機場的駕駛路線，在客車的大致時間段，分別選擇短的路線和不擁堵的路線。彩排時，每輛車都跟著一個人，記錄每個十字路口怎么走，共用時間?；厝ズ?，選擇的路線，制作路線圖，作為VIP和VIP車輛司機的訓練資料。每個司機都必須按照路線行駛，車輛和嘉賓在路上的時間很容易控制。細致的話，從酒店停車場到酒店正門的路線所需的時間都必須做。上面這些看起來很簡單，其實很復雜，租車公司的人必須配合完成路線彩排。我們以前經(jīng)?；ㄒ恢軙r間做路線彩排，選擇的路線和備用路線。這是動腦筋，需要麻煩的工作。

接普通客人和媒體的車，要分別開，一般用這輛車的話，中巴不算大巴，必須保證每輛車等候時間不超過30分鐘。你需要計算好途中時間、客人和媒體到達時間，確定 shuttlebus數(shù)量，所以機票的安排非常重要。一次安排不好就會出現(xiàn)一輛大巴運送一個人的情況。。。

然后是會議場所和酒店，確認停車場，事先給司機訓練！什么？什么？公共汽車有時真的很難的車接到人，然后去了酒店。以前酒店說VVIP應該事先和酒店取得房卡，他們一來就直接進入房間。這些水平的上司，他們的房間必須事先準備好，通常酒店有小的歡迎禮物，需要和酒店確認，不行的話就換卡，或者只上卡，禮物由我們自己去。VVIP和VIP的禮物、流程、發(fā)言稿、嘉賓證等亂七八糟的東西，請事先放在他們的房間里。這些東西不要準備好。還有花兒!!!在貴賓離店前，請準備好房間里的鮮花，并每日更換。一般的客人，我們通常的做法是在酒店大堂設置一個活動接待臺，提前把所有房卡拿到，分別簽到(即在桌子上放兩張簽到牌，一個是客人，一個是媒體，很簡單)，客人和媒體都要分別簽，拿到資料袋就結束了。本接待臺，保證一直都有我們自己的人，因為有些來賓確實是非常聰明的人，雜亂無章的事情不會，請過來問問。服務臺的設置是否到位，體現(xiàn)了服務體驗。當然，相關的口語和 Q& A也需要提前進行訓練。

禮節(jié)要事先訓練，服裝要準備，妝容要統(tǒng)一，妝容包括發(fā)型、眼影、眼線、唇彩、指甲油、耳環(huán)、項鏈、發(fā)飾等，但一般正規(guī)、嚴肅的會議，禮節(jié)是不可涂指甲油、染發(fā)、戴耳環(huán)項鏈。按要求安排工作。儀式排練是根據(jù)不同的活動進行的排練。禮節(jié)上需要注意的就是有頒獎環(huán)節(jié)需要上臺，這是一個精心的彩排。接下來是告訴他們，不要讓客人看到他們正在玩手機！吃飯喝水都安排在他們的休息區(qū)，客人們都不能看到！別隨便拿現(xiàn)場的小菜吃了，這太不專業(yè)了！

安保，當會議需要安保的時候，說明這個檔次一般都不低，安保的話統(tǒng)一著裝，發(fā)型都要盡量統(tǒng)一。崗位職責基本就是酒店門口接車時間，會議現(xiàn)場時間，宴會現(xiàn)場時間，還有 VVIP休息室到會議現(xiàn)場的通道，還有現(xiàn)場公司臨時辦公室門口。警衛(wèi)需要進行語音和 Q& A訓練，而不是光站在那里無所事事。一些貴賓需要有全天候的保安陪同，這些保安要經(jīng)過挑選，形象要好，人也要聰明。

還有一些建筑、場地布局等問題需要看供應商能否理解你想要的場地效果。是朋友或者認識的人找的供應商。如果他們覺得好公司，應該不會差。