從人類歷史悠久的發(fā)展史來看，檔案存在了上千年，且不說管理水平與重視程度如何，從檔案產(chǎn)生和存在的社會機理來看，都說明管理檔案盒是一種符合人類社會和歷史發(fā)展的一種行為，無論是中庸重禮的東方國家，還是民主自由的西方國家，無論是在社會主義制度下，還是在資本主義制度下，檔案從未被摒棄，檔案一直被人們這樣或那樣的管理著，時間可以證明一切，為什么人類幾千年來一直管理著檔案。

（1）目前，物質(zhì)，能源和信息被作為社會的三大支柱性資源。檔案是信息的一種。同樣起到支柱性的作用，從客觀上來講，傳統(tǒng)檔案本身是看得見、摸得著的具體實物，當(dāng)然這一點于是傳統(tǒng)檔案的一個性質(zhì)，它作為實物具體存在著，存在于人們的社會生活生產(chǎn)活動中，不可能被忽視，同時作為一種物質(zhì)財富，在某種權(quán)力主導(dǎo)下社會財富再分配的過程中，檔案必然會被獨立地保存起來并進行管理。

（2）檔案本身的雙元價值――憑證與信息價值是人們在社會發(fā)展到一定時期要對檔案進行管理的根本原因。在一定社會制度下，檔案的憑證作用早已被人們意識到，人類從古至今就有著一種不自覺的檔案意識，人們對于這種意識似乎有著一種淡淡的理性自覺，即使人們沒有明確地感知到這種意識的存在。而檔案盒的信息價值更不用說了，人們早已明白它的存在，布里淵指出信息就是負熵，那么檔案也是一種負熵，它的存在就是為了消除事情的不確定性，所以從這個角度來說，管理檔案就意味著是為消除事情的不確定性所做的基本工作。

從古至今，檔案所涉及的服務(wù)對象是廣而深的，從個人到集體組織，再到社會國家，都伴隨著各種檔案，這些檔案被管理終就是為了服務(wù)這些對象，檔要服務(wù)這些對象就必須先管理好檔案，檔案服務(wù)水平的好壞很大一部分原因就取決于檔案管理水平的高低。人們在社會中的角色不是固定不變的，是隨著時間和空間的變化不斷地轉(zhuǎn)換的，人們在某一時空下的角色的確定很多時候是離不開檔案的，比如學(xué)生在學(xué)校就是學(xué)生的身份，這種身份就是由學(xué)生檔案來確定的，公司的員工在公司就是員工的身份，這種身份也是由員工檔案來確定的，檔案確保了人們角色的存在性和合法性的，管理檔案就是要管理這種存在性和合法性，無不被人們重視。

在信息論領(lǐng)域中，它存在一個信息守恒規(guī)律，簡單地說，就是信息一旦產(chǎn)生，它將永遠地存在并且信息量與產(chǎn)生時相等。而在現(xiàn)實社會中，這種現(xiàn)象由于種種限制幾乎不存在，所以就有了信息失真的現(xiàn)象發(fā)生，為了對抗信息失真產(chǎn)生的一種方法叫信息保真，人們了信息保真幾百上千年來一直在努力著，從口語到文字的產(chǎn)生，到發(fā)明了印刷術(shù)，再到電話電報，終到如今的計算機技術(shù)，無不反映了人們多么重視信息保真，而檔案作為信息的一種，同時又是真實性與原始性特點的一種信息，人們也同樣重視著其保管，所以管理檔案就是信息保真行為的一種具體反映，同樣也是人們對抗信息失真的一種行為。

實踐是理論產(chǎn)生的動力和源泉，是理論發(fā)展的決定性因素。檔案學(xué)是一門以檔案和檔案工作及其發(fā)展規(guī)律為主要研究對象的應(yīng)用學(xué)科，檔案管理是一種實踐行為，它的不斷發(fā)展是檔案學(xué)理論產(chǎn)生的內(nèi)在動力。人們在實踐中發(fā)現(xiàn)新問題，然后解決新問題，進一步形成新的理論，為檔案學(xué)科及相關(guān)學(xué)科的發(fā)展提供了源泉。如今，人們進入了前所未有的高度發(fā)達的信息社會，管理檔案不僅僅是對傳統(tǒng)紙質(zhì)或?qū)嵨餀n案的管理，同時也掀起了對電子檔案管理的熱潮，管理的實踐促使著人們尋找和發(fā)明新的技術(shù)，以更好地管理檔案，這些技術(shù)或被用到其他領(lǐng)域。所以說，檔案的管理對技術(shù)的發(fā)展也是起到了輔助作用的。當(dāng)然，這一作用是極為次要的。

人類文明的進步離不開檔案，這一點無需強調(diào)。既然檔案是人類文明進步的階梯，那么管理檔案就是為了促進人類文明進步的一種方式，促進人類的發(fā)展，人類文明的進步是人類共同的責(zé)任與義務(wù)，每個人都責(zé)無旁貸，管理檔案既有了讓今人了解了古人的，同時又有讓后人了解今人的可能，為了人類文明的延續(xù)與進步，一些人就應(yīng)當(dāng)承擔(dān)起管理檔案的責(zé)任與義務(wù)。